Origen: MINISTERIO DE HACIENDA Estado: Vigente
Naturaleza : Decreto Ejecutivo
Nº: 15 Fecha:07/02/94
D. Oficial: 36 Tomo: 322 Publicación DO: 21/02/1994
Reformas: S/R
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REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.
DECRETO Nº 15
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE EL SALVADOR,
CONSIDERANDO:
I.- Que de conformidad al Decreto Legislativo Nº 120 de fecha 5 de diciembre de 1991, publicado en el Diaro Oficial Nº 242, Tomo 313 del 21 de diciembre del mismo año, se decretó la Ley Orgánica de Contabilidad Gubernamental; y,
II.- Que para una mejor aplicación de la citada Ley, es necesario establecer claramente los procedimientos aplicables en materia de contabilidad gubernamental, como también los alcances que deben disponer determinados conceptos jurídicos y contables.
POR TANTO,
en uso de sus facultades constitucionales.
DECRETA el siguiente:
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Objeto del Reglamento
Art. 1.- El presente reglamento desarrolla con carácter general y obligatorio la Ley Orgánica de Contabilidad Gubernamental, para la correcta aplicación de la misma.
Definición de conceptos básicos
Art. 2.- Para los efectos de la ley y del presente reglamento se entenderá por:
a) Ley:
Ley Orgánica de Contabilidad Gubernamental;
b) Dirección General:
Dirección General de Contabilidad Gubernamental;
c) Unidad Financiera:
Dependencia institucional responsable del manejo de los recursos y obligaciones cuantificables en términos monetarios, entregados en administración a los entes públicos para el cumplimiento de sus objetivos, con los derechos, atribuciones y deberes propios que estos representan;
d) Unidad Contable Institucional:
Dependencia responsable de registrar sistemática y cronológicamente las variaciones en la composición de los recursos y obligaciones, cuantificables en términos monetarios, que administran los entes públicos;
e) Unidad Contable Consolidadora:
Dirección General y los Ramos del Organo Ejecutivo que ejercen funciones de centralizar globalmente movimientos contables de recursos y obligaciones, generados en el ámbito público; y
f) Contador:
Funcionario que cumple con los requisitos establecidos por la Ley y habilitado para ejercer las funciones de Dirección en las Unidades Contables Institucionales o Consolidadoras;
Definiciones técnicas
Art. 3.- Para los efectos de la ley y del presente reglamento se considerarán definiciones técnicas las siguientes:
a) Principios contables:
Base o fundamento sobre la cual se sustenta el sistema de contabilidad gubernamental, tanto para la captación, registro y exposición de los recursos y obligaciones, expresables en términos monetarios;
b) Normas contables:
Reglas que se deben seguir o ajustar en las operaciones del sistema de contablidad gubernamental;
c) Procedimientos contables:
Método de ejecutar las operaciones del sistema de contabilidad gubernamental;
d) Plan de cuentas:
Listado de conceptos y alcances para registrar los recursos y obligaciones expresables en términos monetarios.
e) Recursos:
Fondos e inversiones expresables en términos monetarios que administran las instituciones públicas;
f) Obligaciones:
Participación de terceros y el Estado en los recursos que administran las instituciones públicas;
g) Obligaciones con terceros:
Deuda Corriente y financiamiento obtenido de terceros ajenos a la institución;
h) Obligaciones propias:
Participación del Estado en los recursos administrativos, como resultado de la comparación de éstos con las obligaciones con terceros;
i) Informes agregados:
Informes destinados a proporcionar datos para el proceso de centralizar globalmente los recursos y obligaciones, en las Unidades Contables Consolidadoras; y,
j) Informes contables:
Informes que coadyuvan al proceso de toma de decisiones de las autoridades responsables de administrar los recursos y obligaciones públicas;
CAPITULO II
DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Sistema de Contabilidad Gubernamental
Art. 4. En el sistema de contabilidad gubernamental se registrarán todos los recursos y obligaciones expresables en términos monetarios que administren las instituciones del Sector Público, independientemente del origen y destino de los mismos, incluyendo aquellos fondos recepcionados en carácter de intermediación entre personas naturales o jurídicas, sean éstas públicas o privadas.
Sistema único y descentralización de la contabilidad
Art. 5. Las Autoridades Superiores de las instituciones o fondos, respecto de las cuales el Ministerio de Hacienda ejerza la facultad conferida por el artículo 5º de la Ley, serán directamente responsables de asegurarse que internamente sólo exista un único sistema de contabilidad para el registro del movimiento de los recursos y obligaciones.
Lo anterior no será impedimento para descentralizar internamente la contabilidad, de conformidad con el artículo 20º de la Ley, en la medida que se logre mayor eficiencia en el manejo financiero y la Dirección General haya emitido un informe técnico favorable al respecto.
Prohibición de sistemas contables institucionales paralelos
Art. 6. En los convenios o contratos que celebren las entidades públicas, queda estrictamente prohibido fijar cláusulas que obligen al Estado a crear sistemas contables institucionales paralelos, para el manejo de determinados recurso u obligaciones.
CAPITULO III
DE LA DIRECCION GENERAL
Competencia de la Dirección General
Art. 7. La Dirección General, como organismo rector del sistema de contabilidad gubernamental, establecerá, interpretará, analizará e informará, de oficio o a requirimiento, toda materia que tenga incidencia en aspectos contables, tanto de captación y registro de datos, como exposición de la información.
Los planes de cuenta y sus modificaciones, antes de entrar en aplicación, deberán contar con la aprobación de la Dirección General, quien se reserva el derecho de aprobar o formular observaciones cuando no se ajusten al marco doctrinado establecido para el sistema de contabilidad gubernamental.
Art. 8. La Dirección General podrá citar, cuando lo estime pertinente, a los Contadores de las Unidades Contables, tanto para solicitar aclaraciones de la información proporcionada, como para impartir instrucciones destinadas al mejor funcionamiento del sistema de contabilidad gubernamental
Funciones de control y supervisión
Art. 9. El Director General de Contabilidad Gubernamental designará a los funcionarios de su dependencia, quienes podrán ejercer las funciones de control y supervisión que determina la Ley.
Los funcionarios designados para cumplir el cometido establecido en el inciso anterior, deberán mantener la debida reserva respecto de la información a que tengan acceso y las Unidades Contables estarán obligadas a proporcionales toda la documentación y registros que permitan ejercer las funciones de control y supervisión, dirigida fundamentalmente a determinar la confiabilidad de la información generada para los efectos de consolidación.
CAPITULO IV
DE LAS UNIDADES Y SISTEMAS CONTABLES
Unidades contables consolidadoras
Art. 10. Los Ramos del Organo Ejecutivo del cual dependan un número significativo de instituciones o fondos obligados a llevar registros contables, podrán, cuando la estructura organizacional lo permita y con autorización del Ministerio de Hacienda, previo informe de la Dirección General, establecer sistemas contables destinados a la consolidación del conjunto de recursos y obligaciones de carácter económico-financiero que administra globalmente dicha Secretaría de Estado.
Unidades contables institucionales
Art. 11. El Ministerio de Hacienda podrá autorizar como Unidad Contable para captar, registrar e informar los hechos económicos del Sector Público, a toda institución o fondo que hayan sido creadas por Ley en forma permanente.
No obstante si las circunstancias loa ameritan, podrá autorizar como Unidades Contables independientes a aquellas entidades creadas con carácter transitorio o se incorporen a la Ley de Presupuesto como unidad primaria, por el período que en cada caso corresponda.
Art. 12. La Dirección General al momento de ser cursada la autorización para el funcionamiento de una Unidad Contable, deberá hacer llegar a la institución o fondo los antecedentes que tendrán obligación de acatar en materia de contabilidad, a partir de la fecha establecida para el inicio de sus actividades.
Concentración Geográfica de Unidades contables
Art. 13. El Ministerio de Hacienda podrá autorizar que determinadas instituciones o fondos, ubicados en una misma jurisdicción territorial, y que administren recursos financieros de escasa relevancia, puedan concentrar sus sistemas contables en un solo lugar geográfico y estar a cargo de un mismo Contador.
Lo anterior, es sin perjuicio que se mantengan registros separados con el movimiento de cada institución o fondo.
Diseño de los sistemas contables
Art. 14. El diseño y aplicación de los sistemas contables institucionales deberá estar en armonía con los principios, normas y procedimientos técnicos que establezca el Ministerio de Hacienda, a través de la Dirección General, para el sistema de contabilidad gubernamental.
Art. 15. La Dirección General podrá desarrollar y mantener programas computacionales de carácter para ser implantados en todas o algunas de las instituciones o fondos, en la medida que éstos permitan alcanzar un mayor grado de uniformidad en las operaciones del sistema de contabilidad gubernamental.
Registro del movimiento contable institucional
Art. 16. Las anotaciones en los registros contables deberán efectuarse diariamente y por estricto orden cronológico, en moneda nacional de curso legal en el país, quedando estrictamente prohibido diferir la contabilización de los hechos económicos. El Ministerio de Hacienda podrá autorizar, excepcionalmente, que determinadas instituciones o fondos puedan llevar contabilidad en moneda dólar americano.
Informes contables institucionales
Art. 17. La Unidad Contable tendrá la obligación de presentar a la Jefatura Superior, semestralmente, estados contables destinados a informar sobre la marcha económica-financiera y presupuestaria de la institución o fondo. Los informes deberán incluir notas explicativas que permitan una adecuada interpretación de los mismos.
Al 31 de diciembre de cada año, el estado de situación financiera deberá estar respaldado por inventarios de las cuentas contables que registren saldos. Ninguna cuenta podrá presentarse por montos globales, siendo obligatorio explicitar su composición.
La Dirección General se reserva el derecho de verificar las cifras consignadas en los inventarios, sin perjuicio de las facultades de la Corte de Cuentas de la República.
Cierre mensual del movimiento contable
Art. 18. Las Unidades Contables institucionales tendrán la obligación de efectuar cierres mensuales de sus operaciones, a más tardar en los cinco primeros días hábiles del mes siguiente.
La Dirección General fijará el plazo y forma para presentar los informes agregados a las Unidades Contables Consolidadoras. El plazo no podrá exceder de diez días hábiles después del cierre.
CAPITULO V
DE LOS FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES CONTABLES INSTITUCIONALES
Responsabilidad de funcionarios
Art. 19. El Jefe de la Unidad Financiera debéra velar porque toda transacción que represente variaciones en la composición de los recursos u obligaciones, sean registrados en el sistema de contabilidad institucional.
Art. 20. El Contador de la Unidad Contable Institucional tendrá la responsabilidad de registrar toda transacción que represente variaciones en la composición de los recursos y obligaciones. Si eventualmente no se dispone de las cuentas contables para registrar una determinada transacción, deberá ser solicitada la modificación del listado de cuentas, por intermedio de la Autoridad Superior Institucional, a la Dirección General en un plazo no mayor a cinco días hábiles después de conocerse dicha situación.
No obstante, a efecto de no postergar la contabilización, en forma provisional, el Contador podrá registrar la transacción en el concepto contable que más se ajuste a la naturaleza de la operación, en tanto se recepciona el pronunciamiento de la Dirección General.
Art. 21. El Contador deberá verificar que toda transacción que se registre en el sistema contable, cumpla con los requisitos exigibles en el orden legal y técnico, representando por escrito al responsable de la decisión toda situación contraria al ordenamiento establecido, en especial en materia de acatamiento estricto al cumplimiento de las normas de ejecución y estimaciones presupuestarias. En caso contrario, será solidariamente responsable por las operaciones contabilizadas.
Los Contadores tienen prohibido registra hechos económicos en conceptos distintos a los fijados de acuerdo con la naturaleza de las operaciones u omitir la contabilización de los mismos, siendo directamente responsables, conjuntamente con el Jefe de la Unidad Financiera, de toda interpretación errónea de la información por la no aplicación de los principios, normas y procedimientos contables establecidos por la Dirección General; se exceptúa la situación establecida en el Art. 20, de este reglamento.
Art. 22. Los funcionarios de las Unidades Financiera y Contable tendrán la obligación de guardar estricta reserva respecto de las operaciones realizadas a nivel institucional, como de la información a que tengan acceso en razón del cargo y no podrán divulgarla en tanto oficialmente no lo determine la Autoridad Competente.
Se exceptúan de lo dispuesto en el inciso anterior, para los efectos de la entrega de información, la Corte de Cuentas de la República como la Dirección General, en tanto sus funcionarios se encuentren realizando actividades propias de dichas dependencias.
Responsabilidad por negligencia de los funcionarios
Art. 23. Los jefes de las unidades financieras y de las unidades contables serán responsables por negligencia, en las siguientes situaciones:
a) Si la unidad contable no lleva los registros contables al día;
b) Si se cursan operaciones sin estar previamente contabilizadas;
c) Si se dejan de contabilizar operaciones o fueren postergadas;
d) Si no se proporciona la información en las fechas establecidas;
e) Si se contabilizan, de forma manifiesta, operaciones en conceptos diferentes a los técnicamente establecidos;
f) Si se observan deficiencias en el cumplimiento de las normas de control interno; y
g) Si no se mantiene un adecuado resguardo y ordenamiento de la documentación de respaldo de los movimientos contables.
CAPITULO VI
REGISTROS E INFORMES
Respaldo del movimiento contable
Art. 24. Los Jefes de las Unidades Contables tendrán la obligación de respaldar todos sus movimientos contables generando los libros diario y mayor, como también preparar un Balance de Comprobación y un Estado con el comportamiento presupuestario, al menos, una vez al mes.
En las Unidades Contables de las instituciones o fondos, el respaldo del movimiento contable deberá efectuarse diariamente, en la medida que los medios operacionales lo permitan.
Generación de información
Art. 25. Las Unidades Contables deberán proporcionar a las autoridades competentes información suficiente, fidedigna y oportuna, en la forma y contenido que éstas dispongan, dentro de las disponibilidades ciertas de datos, como herramienta de apoyo a proceso de toma de decisiones.
Archivo de la documentación
Art. 26. La documentación, registros y cualquier otro antecedente que respalde las rendiciones de cuentas e información contable, se archivarán debidamente ordenados y referenciados en las Unidades Contables, siendo responsabilidad de las entidades públicas adoptar las medidas de seguridad que permitan garantizar el adecuado resguardo, todo ello en armonía con las normas técnicas de control interno sobre la materia.
CAPITULO VII
SANCIONES
Art. 27. El incumplimiento a las normas contenidas en la Ley y en en el presente Reglamento, serán sancionadas de conformidad con lo dispuesto en el capítulo VI de la Ley Orgánica de Contabilidad Gubernamental.
Art. 28. La Dirección General par los efectos de solicitar la aplicación de las sanciones contempladas en la Ley adoptará, previamente, las siguientes medidas:
a) Disponer una investigación que determine las causas del incumplimiento en la materia sujeta a sanción;
b) Dar a conocer al Jefe de la Unidad Financiera, o funcionario que lo sustituya en caso de ausencia, el resultado de la investigación con la finalidad que se realicen los descargos que sean pertinentes, pudiendo otorgar un plazo máximo de cinco días hábiles para dicho efecto; y,
c) Si al término del plazo fijado, los descargos resultan insuficientes a juicio de la Dirección General o no se presentan, los antecedentes serán remitidos al Ministerio de Hacienda, con la proposición de la sanción a que se hace acreedor el o los funcionarios responsables, de acuerdo con las normas contenidas en la Ley.
CAPITULO VIII
DE LA FORMACION EN CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Requisitos para Contadores
Art. 29. La Dirección General programará periódicamente según lo determinen las necesidades, cursos dirigidos a funcionarios que ejercerán los cargos de Contadores en las Unidades Contables, destinados a dar cumplimiento a los requisitos establecidos en los arts. 12, 16, y 18 de la Ley.
Art. 30. Los funcionarios a que se refiere el artículo anterior, tendrán la obligación de participar en cursos de actualización que determine la Dirección General para complementar los conocimientos en el área contable. El no cumplimiento de este requisito los inhabilita para ejercer el cargo de jefes de las Unidades Contables, exceptúandose de esta disposición los funcionarios a que se refiere el Art. 12 de la Ley.
Registro de Contadores
Art. 31. La Dirección General mantendrá un registro actualizado de Contadores legalmente habilitados para ejercer los cargos a que se refieren los artículos 12, 16 y 18 de la Ley. En el registro individual de cada Contador se deberá incluir toda sanción o incumplimiento a lo establecido en el Art. 30 de este Reglamento.
Cursos para funcionarios operativos
Art. 32. La Dirección General podrá dictar cursos de capacitación dirigidos a funcionarios que se desempeñen, fundamentalmente, en funciones operativas en las Unidades Contables. Este tipo de actividades no habilitará para los efectos a que se refiere el Art. 29 del presente reglamento.
Los cursos podrán ser dictados directamente por la Dirección General, o bien delegar dicha responsabilidad en las propias instituciones afectadas al sistema de contabilidad gubernamental, en cuyo caso deberá supervisar la designación de los docentes, contenido de los programas, como también las pruebas de evaluación que se establezcan al efecto.
Art. 33. El Director General cuando delegue la función a que se refiere el artículo anterior, conjuntamente con la Autoridad Superior Institucional respectiva, podrá emitir un certificado de aprobación para aquéllos que cumplan con los requisitos fijados.
Difusión del sistema
Art. 34. La Dirección General podrá promover actividades de difusión, a traves de seminarios, mesas redondas, publicación de folletos u otras alternativas que se estimaren pertinentes, con la finalidad de dar a conocer o analizar los alcances y contenidos del sistema de contabilidad gubernamental.
Las actividades podrán ser desarrollas con la colaboración de profesionales de la Adminstración del Estado, o bien con personas naturales o jurídicas del ámbito nacional o internacional.
CAPITULO IX
DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA
Art. 35. Se faculta al Director General para emitir circulares e instructivos que fueren necesarios para el mejor cumplimiento del presente reglamento.
Art. 36. El presente Decreto entrará en vigencia el día de su publicación en el Diario Oficial.
DADO EN CASA PRESIDENCIAL: San Salvador, a los siete días del mes de febrero de mil novecientos noventa y cuatro.
ALFREDO FELIX CRISTIANI BURKARD,
Presidente de la República.
EDWIN SAGRERA,
Ministerio de Hacienda.
D.E. Nº 15, del 7 de febrero de 1994, publicado en el D.O. Nº 36, Tomo 322, del 21 de febrero de 1994.