Origen: Institución Autónoma Estado: Vigente
Naturaleza : Decreto de Corte de Cuentas
Nº: 17 Fecha:14/08/2008
D. Oficial: 166 Tomo: 380 Publicación DO: 05/09/2008
Reformas: S/R
Comentarios: Las normas constituyen las directrices que adopta la Institución, para la realización de las actividades de acuerdo a la estructura organizativa establecida, las cuales son de aplicación obligatoria para todos los recursos humanos, que conforman los diferentes departamentos.
Contenido;
DECRETO No. 17
EL PRESIDENTE DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA,
CONSIDERANDO:
I. Que mediante Decreto No. 4, de fecha 14 de septiembre del 2004, esta Corte emitió las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI).
II. Que según el artículo 39, del referido Decreto, cada entidad del Sector Público presentaría a esta Corte un proyecto de Normas Técnicas de Control Interno Específicas, a efecto de que sea parte del Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas que emita la Corte de Cuentas de la República para cada institución.
POR TANTO:
En uso de las facultades conferidas por el artículo 195, numeral 6, de la Constitución de la República de El Salvador y artículo 5, numeral 2, literal a) de la Ley de la Corte de Cuentas de la República,
DECRETA EL SIGUIENTE REGLAMENTO, que contiene las:
NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECÍFICAS DEL HOSPITAL NACIONAL GENERAL DE SENSUNTEPEQUE, DEPARTAMENTO DE CABAÑAS
CAPITULO PRELIMINAR
mbito de Aplicación
Art. 1.- Las presentes Normas Técnicas de Control Interno Específicas, constituyen las directrices o el marco legal que adopta el Hospital Nacional General de Sensuntepeque, Departamento de Cabañas, que en lo sucesivo podrá llamarse "HONSE", constituyen el marco básico para la realización de las actividades de acuerdo a la estructura organizativa establecida, las cuales son de aplicación obligatoria para todos los recursos humanos, que conforman los diferentes departamentos de la Institución.
Definición del Sistema de Control Interno
Art. 2.- El sistema de Control Interno es el conjunto de procesos continuos e interrelacionados realizados por la Dirección del “HONSE”, jefaturas administrativas y técnicas, como también el personal operativo para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Objetivos del Sistema de Control Interno
Art. 3.- El Sistema de Control Interno tiene como finalidad coadyuvar en el cumplimiento de los siguientes objetivos:
a) Contar con un techo presupuestario adecuado para satisfacer las necesidades funcionales, como también ejecutarlo de acuerdo a lo planificado.
b) Disponer y aplicar normas, procedimientos y herramientas técnicas que posibiliten y garanticen el manejo administrativo del Hospital, a través de la adecuación del marco legal de sus unidades de: Recursos humanos, financieros, adquisiciones y contrataciones, conservación y mantenimiento institucional, con la finalidad de obtener confiabilidad y oportunidad de la información.
c) Contar y poner en práctica normas, procedimientos, herramientas de supervisión, monitoreo y evaluación que garanticen el manejo eficaz, eficiente y transparente de las operaciones de los recursos; y
d) Cumplir con las leyes, reglamentos, decretos, disposiciones administrativas y otras regulaciones aplicables.
Componentes Orgánicos del Sistema de Control Interno
Art. 4.- El Sistema de Control Interno, estará compuesto por los cinco componentes orgánicos siguientes:
a) Ambiente de control;
b) Valoración de riesgos;
c) Actividades de control;
d) Información y comunicación; y
e) Monitoreo.
Aspectos o Factores a Considerar en cada uno de los Componentes:
Ambiente de Control: Nos proporciona información sobre la aplicación de valores institucionales, procesos operativos, delegación y asignación de autoridad y responsabilidad, como también la aplicación de políticas y prácticas relativas al personal y Auditoria Interna.
Valoración de Riesgos: La Institución funciona tornando en cuenta su misión, visión, objetivos y metas propuestas, las cuales están plasmadas en el Plan Operativo Institucional, considerando la identificación, análisis y manejo de los riesgos identificados para el cumplimiento del Plan.
Actividades de Control: Se ejecutará a través de la elaboración y ejecución de la programación del Plan Operativo, tomando como base compromisos de gestión establecidos, evaluaciones periódicas, actividades de supervisión y socialización de éstos.
Información y Comunicación: Mantener activo el sistema de información estadística, administrativo y gerencial, estableciendo los canales de comunicación, de acuerdo a la estructura organizativa institucional.
Monitoreo: Cada Jefatura diseñará un Plan de Monitoreo y rendirá información por escrito a su Jefe inmediato, con el propósito de proponer acciones para corregir las desviaciones.
Responsables del Sistema del Control Interno
Art. 5.- La responsabilidad del diseño, implementación, evaluación y perfeccionamiento del Sistema de Control Interno corresponderá a la Dirección y jefaturas del HONSE.
Corresponderá a los demás empleados realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento.
Seguridad Razonable
Art. 6.- El cumplimiento del Sistema de Control Interno, asegura el cumplimiento de los objetivos institucionales, considerando la relación costo beneficio, previa a la implementación de cada actividad de control, determinando su alcance, disponibilidad de recursos, viabilidad, factibilidad y conveniencia en el logro de los objetivos.
Factores del Ambiente de Control
Art. 7.- Los factores del ambiente de control que se tomarán en cuenta serán: La integridad y valores éticos, compromiso con la competencia, el estilo de gestión, la estructura organizacional, la definición de áreas de autoridad, responsabilidad y relaciones jerárquicas, las políticas y prácticas para la administración del capital humano y la Unidad de Auditoria Interna.
CAPITULO I
NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL
Integridad y Valores Éticos
Art. 8.- La Dirección y las diferentes jefaturas del HONSE deberán mantener, promover, demostrar, vigilar la integridad y valores éticos tales como: Equidad, integridad, objetividad, responsabilidad y calidez en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones; así como también, contribuir con su liderazgo y acciones a promoverlos en la organización para su cumplimiento.
Compromiso con la Competencia
Art. 9.- La Dirección del HONSE, a través de sus jefaturas realizará acciones que conduzcan al personal hacia el logro óptimo de estándares de calidad para el desarrollo de sus funciones, manteniéndolos actualizados sobre las normativas técnicas emanadas del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS).
Estilo de Gestión
Art. 10.- El Estilo de Gestión a desarrollar por las autoridades del HONSE será participativo y orientado al trabajo en equipo, con base en el respeto mutuo entre las diferentes jefaturas y de éstas hacia sus subalternos, como también a facilitar un clima laboral adecuado y así lograr los objetivos y metas institucionales.
Estructura Organizacional
Art. 11.- La estructura organizacional será definida y oficializada a través del organigrama de la Institución, el cual será elaborado por un equipo conformado por las diferentes jefaturas y aprobado por la Dirección del HONSE, éste estará sujeto a revisión y análisis en base a su funcionabilidad cada 2 años para el mejor logro y cumplimiento de los objetivos institucionales.
Definición de Areas de Autoridad, Responsabilidad y Relaciones Jerárquicas
Art. 12.- Todas las dependencias del HONSE deberán complementar su organigrama con el Manual de Organización y Funcionamiento, integrando el ámbito de control y supervisión, objetivos, competencias definidas, responsabilidades, nivel de autoridad, líneas de mando, relaciones jerárquicas y de comunicación.
Políticas y Prácticas para la Administración del Capital Humano
Art. 13.- Conscientes que el activo más importante dentro de una empresa es el capital humano, los responsables dentro del HONSE de la administración y desarrollo del recurso humano serán el Departamento de Recursos Humanos, en coordinación con las jefaturas de cada área y serán avalados estos procesos por la Dirección del HONSE.
Unidad de Auditoria Interna
Art. 14.- El HONSE estará sujeto a auditorías que practique y programe la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social mediante coordinación y planificación previa.
CAPITULO II
NORMAS RELATIVAS A LA VALORACION DE RIESGOS
Definición de Objetivos Institucionales
Art. 15.- Para definir los objetivos y metas institucionales se ha tomado como base la misión, visión y Plan Anual Operativo del HONSE, los cuales serán revisados periódicamente a través de logros e indicadores.
Planificación Participativa
Art. 16.- La Dirección del HONSE, en conjunto con las diferentes jefaturas serán los responsables de elaborar el Plan Anual Operativo, el cual se dará a conocer al personal técnico para lograr el compromiso en su aplicación y por ende el cumplimiento de metas establecidas.
Identificación de Riesgos
Art. 17.- La Dirección en conjunto con las jefaturas establecidas en el HONSE, serán las responsables de identificar los factores de riesgos condicionantes y relevantes de su entorno interno como externo en cada ámbito de acción, los cuales estarán asociados al logro de los objetivos de la Institución.
Análisis de Riesgos Identificados
Art. 18. La Dirección en conjunto con las jefaturas establecidas en el HONSE, serán las responsables de elaborar el respectivo análisis de los factores de riesgos identificados considerando la magnitud, importancia, probabilidad de ocurrencia e impacto sobre los objetivos institucionales. Será la Dirección del Hospital Nacional de Sensuntepeque, Departamento de Cabañas la encargada de definir la Unidad responsable de proporcionar los lineamientos para la priorización de riesgos (Método Hanlon).
Gestión de Riesgos
Art. 19.- El HONSE en conjunto con las jefaturas establecidas en base a los resultados del análisis de riesgos identificados y bajo la priorización de los mismos, serán los responsables del proceso de selección de estrategias y actividades a realizar para reducir la probabilidad de ocurrencia de los factores de riesgo, considerando el análisis costobeneficio y darlos a conocer a su personal.
CAPITULO III
NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
Documentación, Actualización, Divulgación de Políticas y Procedimientos
Art. 20.- La Dirección del HONSE, junto a las demás jefaturas establecidas serán los responsables de emitir las políticas y procedimientos de control, debiendo mantener la documentación existente actualizada y divulgarla a todo el personal, para garantizar su cumplimiento.
Estas serán sometidas a un proceso de revisión en forma periódica para minimizar los riesgos.
Prestación de Servicios
Art. 21.- La prestación de servicios en el HONSE, se dividirán en servicios ambulatorios y de internación. El personal médico del HONSE será el responsable de atender al paciente en ambos servicios y en base a las normativas y lineamientos vigentes, el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social dará el manejo médico pertinente. El funcionamiento de ambos servicios será apoyado por los servicios de apoyo.
Servicios Ambulatorios
Consulta Externa: Se brinda consulta de medicina general y de especialidad en Medicina Interna, Pediatría, Cirugía General y Ginecoobstetricia, aplicando el sistema de citas, referencia y selección de usuarios. Los horarios de atención serán de acuerdo a disponibilidad y horas contratadas de los recursos.
Emergencia: En este servicio se brinda atención a todo paciente que lo solicite durante las 24 horas del día, tornando en cuenta la capacidad resolutiva de un segundo nivel de atención, atendiendo referencias del primer nivel de atención y refiriendo a un tercer nivel según el caso. Para brindar la atención en esta área se toman en cuenta las diferentes normativas, protocolos y guías establecidas.
Área Hospitalaria o de Internación: En la cual se ofertan las cuatro áreas básicas (Medicina, Cirugía, Pediatría y Ginecoobstetricia) con una capacidad instalada de 50 camas censables, cantidad que puede ser modificada según la demanda de usuarios previo análisis por la Dirección del HONSE. Las camas podrán ser rotadas según necesidad entre las cuatro áreas ya definidas; los criterios de ingreso están basados en guías clínicas, normas y protocolos establecidos.
Servicios de Apoyo: Bloque quirúrgico. Oferta los siguientes servicios: Sala de Trabajo de Partos, Sala de Partos, Quirófanos para cirugías de emergencia y electivas y Central de Equipos Médicos Quirúrgico. Radiología, Ultrasonografía, Electrocardiogramas, Laboratorio Clínico y Banco de Sangre, Fisioterapia, Farmacia, Alimentación y dietas, Mantenimiento, Lavandería, Almacén de medicamentos e insumos, Anestesiología, ambulancias.
En cada uno de estos servicios se aplicarán normas y protocolos ya establecidos; así como también, estarán sujetos a la disponibilidad de recursos y horas contratadas.
Actividades de Control
Art. 22.- La Dirección del HONSE, asignará a las jefaturas de cada Departamento como responsables de conducir y facilitar la elaboración del marco regulatorio del Hospital bajo la conducción de la Dirección de Regulación del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, en el cual se regirá la operativización de los diferentes procesos de atención en salud, proyectos institucionales, vigilancia de la salud, planes de emergencia y contingencia.
DEPARTAMENTO DE ESTADISTICA Y DOCUMENTOS MEDICOS
Estadística de los Servicios de Salud
Art. 23.- La Dirección del HONSE, las diferentes jefaturas médicas, la Jefatura de estadística y documentos médicos, en beneficio de los usuarios, deberán establecer y mantener actualizados los procedimientos que sean necesarios, a fin de garantizar la obtención de estadísticas oportunas, veraces y confiables de todos los servicios de salud proporcionados, diaria, semanal, mensual y anualmente, basados en la normativa institucional vigente.
Art. 24.- Será responsabilidad del Departamento de Estadística y Documentos Médicos, la recopilación de la información de casos epidemiológicos, para establecer la vigilancia diaria, semanal, mensual y anual, el tabulador diario de actividades médico asistenciales, codificación y digitación de egresos hospitalarios, registros de atención médica y altas hospitalarias, codificación de atención ambulatoria de la consulta externa y emergencia, las cuales se regirán en base a las Normas Técnicas establecidas para departamentos de estadística y documentos médicos de hospitales nacionales emitidas por el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, aprobadas por el mismo desde el año 2004:
Actividades del Área de Archivo de Documentos Médicos
Art. 25.- El Arca de Archivo de Documentos médicos, deberá proporcionar los expedientes clínicos oportunamente cuando éstos sean requeridos para la atención médica u otros fines institucionales, para investigación, etc.; así como también, llevar el control de préstamos y devolución de expedientes mediante vales individuales y listados colectivos, numerar y sellar los expedientes y carné de identificación del paciente, trasladar expedientes depurados al archivo pasivo y atender solicitudes de expedientes del jurídico y otras áreas.
Área de Anestesiología
Art. 26.- El Área de Anestesiología, tendrá la responsabilidad de garantizar que los pacientes reciban una mejor atención en cualquier procedimiento de anestesiología y por consiguiente contribuir a disminuir la morbimortalidad a causa de un acto anestésico.
Definición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación
Art. 27.- La Dirección del HONSE, en forma conjunta con las demás jefaturas establecidas, serán las responsables de definir a los encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la Institución, para lo cual se contará con un sistema de registro de la autorización y aprobación que se genere.
UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAL
PRESUPUESTO
Marco Presupuestario
Art. 28.- La gestión del presupuesto del HONSE, se basará en la aplicación de los principios, técnicas, métodos, procedimientos y leyes utilizados en las diferentes etapas del ciclo presupuestario: Asignación del techo presupuestario, formulación presupuestaria, programación de ejecución presupuestaria y control, en concordancia con lo establecido en el Presupuesto aprobado por la Asamblea Legislativa.
Programación Presupuestaria
Art. 29.- La Programación de la Ejecución Presupuestaria constituirá el único instrumento de programación de ejecución presupuestaria, según la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado y su Reglamento. La programación presupuestaria será aprobada por la Dirección General de Presupuesto y reflejará la estimación de los compromisos a realizarse en los meses que comprende el ejercicio financiero fiscal, en función del Plan Anual de Compras.
Control Presupuestario
Art. 30.- La Unidad Financiera del HONSE, deberá cumplir con los reglamentos, normas, Instructivos y leyes establecidos por el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y el Ministerio de Hacienda, en relación al control presupuestario en cada uno de los tres subsistemas que lo conforman (Presupuesto, Tesorería, Contabilidad) a través de la Dirección General de Presupuesto, Dirección General de Tesorería y Dirección Gubernamental de Contabilidad.
Respaldo Presupuestario
Art. 31.- No deberá existir ninguna erogación de fondos que no tenga respaldo presupuestario para validar la adquisición de bienes y servicios. Será responsable la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del HONSE, la que verifique la asignación presupuestaria antes de iniciar todo proceso de adquisición de obras, bienes o servicios, en los rubros y cuentas correspondientes.
Divulgación del Presupuesto Anual
Art. 32.- A fin de lograr que se cumpla efectivamente la ejecución presupuestaria, el Jefe de Unidad Financiera del HONSE, será el responsable de divulgar el Presupuesto Anual asignado, a la Dirección del HONSE, para que ésta lo haga extensivo a las demás jefaturas.
Informe de la Ejecución Presupuestaria
Art. 33.- El Jefe de la Unidad Financiera del HONSE, informará a la Dirección trimestralmente por escrito, el análisis de la ejecución presupuestaria, identificando las variaciones entre lo presupuestado y ejecutado, con el propósito de realizar el monitoreo correspondiente para determinar oportunamente medidas preventivas o correctivas.
TESORERIA
Aperturas y Denominación de Cuentas Bancarias
Art. 34.- Las cuentas bancarias estarán a nombre del HONSE, conforme a los lineamientos dictados por el Ministerio de Hacienda, según el tipo de cuenta y sólo se aperturarán las necesarias.
Requerimientos de Fondos
Art. 35.- El Área de Tesorería, haciendo uso de la aplicación del Sistema de Administración Financiera Integrado, generará el requerimiento de fondos de acuerdo al Manual de Procesos para la ejecución Presupuestaria que servirá como Instrumento demostrativo de las necesidades financieras institucionales; así como también, de control de los recursos solicitados y las transferencias efectuadas a la Unidad Financiera Institucional (UFI).
Transferencia de Fondos
Art. 36.- Las transferencias de fondos provenientes de fuentes externas e internas entre entidades con el sistema financiero se harán por medios manuales o electrónicos las cuales deberán cumplir con todas las disposiciones legales, documentados debidamente autorizados por los responsables.
Recepción y Registro de Fondos
Art. 37.- La recepción de fondos a través de donaciones voluntarias y de servicios de pensionado, se deberán dejar establecidos por escrito, a través del Informe diario de cuotas voluntarias y del Informe de pensionado, para luego ser remitidos diariamente a Tesorería, y finalmente ésta los remite a Contabilidad, para que haciendo uso de la aplicación del Sistema de Administración Financiera Integrado (SAFI) queden registrados en los auxiliares de banco y registrados contablemente. El registro contable de los fondos deberá ser realizado según fuente de financiamiento; y en el caso de los fondos propios por una persona ajena a la recepción de los mismos.
Depósitos de Ingresos
Art. 38.- Todos los ingresos en efectivo, cheques o valores que se perciban, serán depositados completos y exactos, en la cuenta bancaria destinada para tal efecto, dentro de las veinticuatro horas siguientes a su recepción a excepción de algunas eventualidades, como no contar con transporte disponible dado el riesgo de enviar al encargado de hacer la remesa en transporte público o a pie. Por ningún motivo el dinero proveniente de los ingresos se empleará para otro fin distinto al ser depositado en la cuenta bancaria destinada para tal fin.
Fondos Circulantes de Monto Fijo y Caja Chica
Art. 39.- Para la creación de fondos circulantes de Monto Fijo y Caja Chica, para atender obligaciones de carácter urgente, se regularán según los lineamientos dictados por el Ministerio de Hacienda y de conformidad con lo establecido en el acuerdo de creación.
Encargado de Fondo Circulante y de Caja Chica
Art. 40.- El Encargado de Fondo Circulante y de Caja Chica, será un servidor distinto a los responsables de otros fondos y de quienes efectúen labores contables o presupuestarias. El Encargado(a) del Fondo Circulante, deberá ser seleccionado por su honradez, integridad y recibir capacitación de las normas aplicables al manejo y control de dichos fondos y además deberá rendir fianza en cumplimiento de la Ley.
Control de Transacciones Bancarias
Art. 41.- Todos los movimientos de las cuentas bancarias deberán registrarse cronológicamente el día de la transacción, en el Libro de Bancos, identificando el número del cheque o referencia y agregar una breve descripción del movimiento realizado.
Administración de Cuentas Bancarias
Art. 42.- Cualquier cheque, retiro de fondos o cualquier documento de pago que se emita deberá ser autorizado mediante firmas mancomunadas y de conformidad a las regulaciones establecidas por el Ministerio de Hacienda. Todos los desembolsos se efectuarán por medio de cheques prenumerados o abono a cuenta, emitidos a nombre del beneficiario, expedidos contra las cuentas bancarias de la entidad, a excepción de los pagos por Fondo Circulante de monto fijo.
Se mantendrán las medidas necesarias para evitar que los cheques se usen de forma diferente a lo estipulado.
Refrendarios de Cheques
Art. 43.- La Dirección del HONSE, acreditará por escrito ante los bancos depositarios, a sus servidores titulares y suplentes autorizados para el movimiento de sus cuentas.
Los refrendarios de cuentas bancarias, no deberán ejercer las funciones de autorización de gastos ni de contador. Los servidores que ejercen funciones de refrendario de cheques, deberán asegurarse que los documentos que soportan un pago cumplan con requisitos de legalidad, veracidad y pertenencia. Si se produjera la vacante de algún refrendario, se comunicará oportunamente al Banco.
Control de Pagos
Art. 44.- Para todos los pagos efectuados con cheque o abono a cuenta, los cuales deberán ser retirados por los proveedores en la Institución, llevándose un control que permita identificar la entrega y recibo de los mismos por los beneficiarios.
CONTABILIDAD
Sistema Contable
Art. 45.- El registro contable estará sustentado por un medio informático, respetando lineamientos, principios y leyes dictados por el sistema financiero y las disposiciones del Ministerio de Hacienda, para el registro de fondos del Gobierno de El Salvador (GOES) fondos propios y donaciones, para la generación de informes y de estados financieros que sirvan para la toma de decisiones de la Administración.
Oportunidad en los Registros
Art. 46.- Todo registro deberá efectuarse en orden cronológico con el objetivo que la información financiera que sea presentada sea útil para la toma de decisiones.
Documentación Contable
Art. 47.- Los documentos contables obtendrán todos aquellos datos encaminados a comprobar la legalidad, veracidad y autenticidad respetando los lineamientos de la conservación de los registros, documentación y el resguardo de los mismos.
UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL
Plan Anual de Adquisiciones
Art. 48.- La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, en coordinación con la Unidad Financiera (según lo establece el Art. 16 de la LACAP) elaborará la programación anual de adquisiciones y contrataciones, de bienes, obras y servicios requeridos por las áreas solicitantes, considerando programar la contratación en base al techo presupuestario por cada específico de gastos; además, será la responsable de realizar todas las actividades relacionadas con la gestión de adquisiciones y contrataciones, en cumplimiento a lo establecido.
Normas de Adquisiciones y Contrataciones Institucional
Art. 49.- El Sistema de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, se sujetará a las normas y procedimientos establecidos en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y su Reglamento, y demás Normativas emitidas por la Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones (UNAC). Las adquisiciones y contrataciones en concepto de donaciones, se regirán por lo establecido en los Convenios o tratados. Para los aspectos no regulados en dichos convenios, se aplicará la Normativa del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y del Ministerio de Hacienda.
Banco de Proveedores y Contratistas
Art. 50.- La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del Hospital, mantendrá un banco de datos actualizado de proveedores y contratistas y sus antecedentes, especialmente cuando las obras, bienes o servicios no se ajusten a lo acordado o el suministrante incurra en cualquier infracción, con base a evaluaciones del cumplimiento de lo pactado. Dicho banco de datos, deberá clasificarse según la naturaleza del bien o servicio que ofrecen, con el objeto de disponer de información oportuna para realizar nuevas adquisiciones.
Requerimiento de Obras, Bienes o Servicios
Art. 51.- Las adquisiciones y contrataciones se realizarán atendiendo primordialmente a lo establecido en la programación de ejecución de adquisiciones y contrataciones, para lo cual cada Unidad Técnica solicitante elaborará su requerimiento en el documento de solicitud de compra, responsabilizándose de plasmar en dicho documento las condiciones, especificaciones técnicas y características de cada suministro requerido y presentándolo en forma oportuna a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.
Licitaciones, Concursos y Contrataciones Directas
Art. 52.- Las bases de licitación o de concurso deberán contener además, las exigencias sobre las especificaciones técnicas, condiciones económicas, legales empleadas para la realización de concursos o licitaciones de obras, bienes o servicios, deberán ser claros, precisos e imparciales. Estos deberán incluir, además de los aspectos técnicos y de calidad, productos y/o servicios esperados, plazos de entrega, forma de presentación de ofertas, procedimiento de apertura de las mismas, sistema de evaluación y clasificación, mecanismos de comunicación de resultados y demás elementos que contribuyan a la transparencia del proceso.
Evaluación y Adjudicación de Obras, Bienes y Servicios
Art. 53.- El proceso de adjudicación se realizará de acuerdo a los resultados de evaluación, aceptación y cumplimiento de todos los requisitos legales por parte de los ofertantes; ya sean personas naturales o jurídicas, que obedezca a parámetros y criterios objetivos, medibles y comprobables, de acuerdo al marco legal vigente, lo cual quedará debidamente documentado.
Fraccionamiento de Compras
Art. 54.- Deberá evitarse el fraccionamiento de compras, entendiéndose como tal la adquisición de una obra, bien o servicio de la misma clase tomando en cuenta los lineamientos de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.
Constancia de Recepción
Art. 55.- Para cada proceso de adquisición se llevará expediente con toda la documentación generada del proceso de adquisición debidamente foliados, deberá dejarse constancia escrita de la recepción de obras, bienes y servicios adquiridos. El responsable de emitir esta constancia se asegurará que el suministro cumpla con las características establecidas en la orden de compra o contrato. En caso de determinar bienes dañados o defectuosos, servicios incompletos o deficientes, el responsable de la recepción del suministro levantará el informe respectivo, informará a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI) y entregará copia al proveedor del bien o servicio; absteniéndose de recibir el suministro hasta que se haya subsanado la deficiencia, de lo contrario se procederá según la Ley.
Actividades de Colecturía
Art. 56.- Colecturía deberá llevar un informe diario de la percepción de ingresos por donaciones y pensionados, y deberá remitirlo con su respectivo recibo de ingreso a la Unidad Financiera Institucional.
Almacén
Art. 57.- Dentro del Área de Almacén se contará con un control diario de kardex, inventario de control de medicamentos a vencer, existencias y sobre existencias de insumos; así como la solicitud de despacho de insumos por parte de las diferentes áreas del HONSE, las cuales deberán estar debidamente autorizadas por la Dirección del Hospital.
Art. 58.- El Encargado de Almacén, deberá rendir el informe mensual de salida y medicamentos de insumos médicos a la Unidad Financiera Institucional; Así como la elaboración de actas de recepción de bienes, las que se entregarán oportunamente a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional y la Unidad Financiera Institucional.
Art. 59.- La Dirección del HONSE, en coordinación con el Encargado de Almacén, deberá elaborar un Plan de Emergencia para solventar la problemática ante un desastre natural y darlo a conocer al personal bajo su cargo y a las diferentes jefaturas del HONSE.
UNIDAD DE CONSERVACION Y MANTENIMIENTO
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Activos
Art. 60.- La Dirección del HONSE y el Jefe de la Unidad de Conservación y Mantenimiento, deberán establecer por medio de documentos las políticas y procedimientos para proteger y conservar los activos institucionales, principalmente los más vulnerables, cuando no esté establecido en la Normativa legal vigente.
Administración de Vehículos Institucionales
Art. 61.- La asignación, uso, cuidado y conservación de todos los vehículos institucionales y el consumo del combustible se regirá de conformidad a las regulaciones establecidas por la Corte de Cuentas de la República, Política de Transporte emitida por la Dirección del HONSE, Normativas por el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y otras regulaciones aplicables.
Uso de Vehículos
Art. 62.- Los vehículos se utilizarán exclusivamente para el servicio institucional y llevarán en un lugar visible el distintivo que los identifique, el cual no deberá ser removible. Los vehículos deberán ser guardados al final de cada jornada laboral en el estacionamiento asignado a cada Unidad Organizativa, a menos que haya una autorización de la Dirección para ser usados fuera de jornada normal y resguardarlos fuera de la Institución.
Mantenimiento y Reparaciones
Art. 63.- De acuerdo a disponibilidad presupuestaria, se deberá elaborar y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de sus activos fijos y emplear todos los medios que permitan prolongar hasta el máximo posible su vida útil. Para el mantenimiento y reparación de los bienes, deberá verificarse la propiedad del bien y su inclusión en el Sistema de Control de Activo Fijo Institucional, el control contable del bien para determinar el costobeneficio de las reparaciones y el establecimiento de controles que garanticen la veracidad de las reparaciones y la colocación de repuestos o piezas nuevas. En caso de contratación de terceros para el mantenimiento o reparación de bienes, deberá vigilarse el fiel cumplimiento de lo pactado.
Art. 64.- Será responsabilidad del Jefe de Mantenimiento solicitar la compra de repuesto; así mismo solicitarlos a Almacén para mantener existencia en Bodega.
Administración del Activo Fijo
Art. 65.- Para el control, conservación, registro, transferencia y descargo de los activos fijos del HONSE, se aplicará la Norma para la Administración del Activo Fijo del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
La unidad responsable de llevar el control de los activos fijos institucionales será Conservación y Mantenimiento. El control de los activos fijos de las Unidades Organizativas será responsabilidad de las diferentes áreas y de todos los empleados.
Control de Activo Fijo
Art. 66.- Será responsabilidad de la Unidad de Activo Fijo constatar el inventario por áreas administrativas o ambiente una vez al año o cuando sea requerido.
Registro de Bienes
Art. 67.- La Unidad de Activo Fijo será la responsable de la incorporación de los bienes al inventario de las dependencias del registro detallado del mismo.
Codificación
Art. 68.- Será responsabilidad de la Unidad de Activo Fijo, la codificación y verificación de todo bien adquirido y la colocación del número de inventario por la Unidad de Mantenimiento.
Área de Lavandería
Art. 69.- El recurso humano responsable del área de lavandería, recibe, clasifica, pesa y posteriormente realiza el proceso de lavado y secado de la ropa.
Art. 70.- El Encargado del Área, deberá llevar los registros de recibimiento y entrega de ropa al responsable del traslado; así como llevar un control de los insumos a utilizar dentro del Área.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Diseño y Uso de Documentos y Registros
Art. 71.- La Dirección del HONSE, aprobará a las jefaturas los tipos de documento, procedimientos, diseño y registros de los mismos que permitan la anotación adecuada de las actividades y hechos significativos que se realicen en la Institución. Los documentos y registros deberán ser apropiadamente administrados y resguardados de acuerdo a Normativa vigente.
A excepción de la Unidad Financiera, que por la naturaleza de su trabajo mantiene relación directa con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y el Ministerio de Hacienda.
Uso y Control de Formularios Pre-Enumerados
Art. 72.- Deberá utilizarse formularios con sus respectivos números correlativos de salida de Almacén de cualquier insumo médico y no médico, que deberá cumplir todos los requisitos avalados por personal de Almacén para su aprobación.
Diseño de Formularios, Documentos y Reportes
Art. 73.- En situaciones de necesidad, las jefaturas de las diferentes áreas, con la autorización de la Dirección, podrán diseñar y elaborar documentos, formularios, reportes u otro tipo de registro que facilite el control interno del área en cuestión, para anotar las actividades y hechos significativos que necesiten ser registrados y demostrados. A excepción de la Unidad Financiera que por la naturaleza de su trabajo mantiene relación funcional directa con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y el Ministerio de Hacienda.
Normas y Procedimientos de Recursos Humanos
Art. 74.- La Dirección del HONSE, por medio de la Jefatura de recursos Humanos establecerá los lineamientos y procedimientos para: Reclutamiento, selección, contratación, inducción, la cual se someterá a su respectivo análisis y se enviará a nivel central para su aprobación.
Control de Asistencia
Art. 75.- El Departamento de Recursos Humanos del HONSE, será el responsable de implementar el mecanismo de control de asistencia necesario en forma mecanizada o manual, de acuerdo a la naturaleza de cada cargo y a la disponibilidad financiera; de manera que ofrezca seguridad razonable para el resguardo y verificación posterior a la información. La asistencia, puntualidad y permanencia en el lugar de trabajo será responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos y del Jefe inmediato de cada Área. Así mismo las licencias, permisos y misiones oficiales, deberá tramitarlos cada empleado oportunamente, de conformidad a las disposiciones legales disponibles.
Expedientes de Inventario de Personal
Art. 76.- El Departamento de Recursos Humanos del HONSE, mantendrá actualizados los expedientes e inventarios de todo el personal, independientemente de la forma de contratación y fuente de financiamiento, de manera que sirva para la adopción de decisiones en la administración de Recursos Humanos. Los expedientes deberán caracterizarse por el orden; contendrán los diferentes documentos y acciones que se refieren al desempeño y evaluación del empleado dentro de la organización.
Capacitación y Desarrollo Profesional
Art. 77.- El Departamento de Recursos Humanos, a través de la Unidad de Capacitación y Desarrollo, será la responsable de elaborar planes de capacitación de acuerdo a un diagnóstico de necesidades de capacitación. Así mismo, cada Departamento del HONSE será el responsable de elaborar el correspondiente Plan de Monitoreo y Evaluación. La ejecución de dichos planes de capacitación estará sujeta a la disponibilidad financiera del Hospital.
Evaluación del Desempeño
Art. 78.- El trabajo de los funcionarios y empleados del HONSE será evaluado semestralmente, de conformidad a lo establecido en la Ley aplicable. Los jefes de todos los departamentos del HONSE, serán los responsables de realizar las evaluaciones del personal a su cargo y el resultado deberá ser dado a conocer al evaluado y se archivará en el expediente de personal.
Definición de Políticas sobre la Rotación Sistemática de Recursos Humanos
Art. 79.- La Dirección en coordinación con los jefes de cada servicio del HONSE, serán los responsables de las políticas y procedimientos sobre rotación sistemática entre quienes realizan tareas claves o funciones afines, éstos estarán regidos por los perfiles de cada cargo.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Activos
Art. 80.- La Dirección del HONSE, definirá que el responsable del Sistema de Control Interno sobre activos será el que se nombre como Encargado de Activo Fijo.
Este tendrá que desempeñar y definir los procedimientos respectivos para protegerlos y conservarlos, especialmente los que tengan mayor grado de vulnerabilidad, siendo responsable la Dirección y todas las jefaturas del Hospital de la aplicación de dichos procedimientos.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Diseños y Uso de Documentos y Registros
Art. 81.- La Dirección del HONSE, definirá que el o la responsable de diseñar y hacer uso de documentos y registros de hechos significativos que se realizan en la Institución, será cada una de las jefaturas administrativas existentes en la Institución y éstas serán las responsables que dicha documentación reúna los siguientes requisitos:
a) Propósito claro;
b) Apropiado para alcanzar los objetivos;
c) Útil a funcionarios para controlar las operaciones;
d) Servir a los fiscalizadores para analizar las operaciones; y
e) Estar disponible y accesible para el personal autorizado y auditores.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Conciliación Periódica de Registros
Art. 82.- Las conciliaciones de los registros se efectuarán conforme a lineamientos emanados por el MSPAS, como manuales Administrativos de Funciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado y Normas Técnicas de Control Interno Específicas.
Definición de Políticas sobre la Compra de Fianzas de los Funcionarios y Empleados
Art. 83.- El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de gestionar la compra de fianzas de los funcionarios y empleados encargados de la recepción, control, custodia, inversión y manejo de bienes públicos.
Definición de Políticas sobre el Control de los Sistemas de Información
Art. 84.- Las políticas y procedimientos sobre los controles generales de todos los sistemas de información, estarán bajo la responsabilidad de cada Jefe de Área o al que éste designe.
En cuanto al proceso de implementación, mantenimiento del sistema y software, estará bajo la responsabilidad del Técnico Informático de la Institución.
Definición de Políticas sobre la Documentación de Controles Específicos
Art. 85.- Los jefes de los departamentos, serán los responsables de documentar los controles específicos que sean los autorizados y válidos, acordes a manuales ya establecidos.
CAPITULO IV
NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACION Y COMUNICACION
Canales de Comunicación
Art. 86.- Las comunicaciones en el HONSE, estarán regidas por las siguientes normas:
a) Toda comunicación deberá ser por escrito y estar firmada y sellada;
b) Los comunicados deberán estar limitados a las propias áreas de competencia, excepto cuando el desempeño del área propia, se vea afectada por las acciones de otra disciplina;
c) La comunicación deberá respetar los canales jerárquicos establecidos; y
d) El único autorizado para la comunicación al exterior, será la Dirección de la Institución o las personas que ésta designe para tal efecto, a excepción de la Unidad Financiera que por la naturaleza de su trabajo mantiene relación funcional directa con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y Ministerio de Hacienda.
Adecuación de los Sistemas de Información y Comunicación
Art. 87.- Los sistemas de información generados en el HONSE como: Sistema de Información Gerencial (SIG), Informes Estadísticos Mensuales (IEMA), Estados Financieros Mensuales, Sistema Informático de Recursos Humanos (SIRHI) y Programa Anual de Compras; servirán para tomar decisiones apoyando las políticas, programas, misiones, estrategias, objetivos de la Institución y planes anuales de trabajo.
Proceso de Identificación, Registro y Recuperación de la Información
Art. 88.- La identificación, registro y recuperación del sistema de información de las áreas Administrativas y Financieras, se regirán por lineamientos de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado y su Reglamento y el Manual Administrativo del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
Características de la Información
Art. 89.- Cada Jefatura del HONSE, emitirá información de tipo confiable, oportuna, suficiente y pertinente.
Art. 90.- La Dirección del HONSE, solicitará en forma oportuna a las jefaturas de los departamentos la Información requerida por fuentes externas, la cual será revisada previamente para ser autorizada y entregada al solicitante.
Archivo Institucional
Art. 91. Cada Departamento del HONSE, deberá contar con un archivo, en el cual se reúna, conserve, clasifique y ordene la documentación. Será responsabilidad de cada Jefatura el resguardo de los documentos de su Área por un mínimo de 5 años, excepto los documentos de requisito legal y técnicos, que serán preservados permanentemente.
CAPITULO V
NORMAS RELATIVAS AL MONITOREO
Monitoreo sobre la Marcha
Art. 92.- Las jefaturas del HONSE, serán las responsables de realizar los monitoreos internos en cada ámbito de acción; así como también, de los monitoreos de forma integral, regidos por una programación preestablecida.
Monitoreo Mediante Evaluación de Sistemas de Control
Art. 93.- Las jefaturas del HONSE, serán las responsables de dirigir una evaluación de cada uno de los componentes de su Sistema de Control Interno con una frecuencia establecida de una vez cada año, que permita medir la efectividad del sistema, haciendo uso de herramientas metodológicas, tales como: Listas de chequeo, diagramas de procesos y encuestas.
Evaluaciones Separadas
Art. 94.- El HONSE, recibirá evaluaciones de auditoria de la Corte de Cuentas de la República y por Auditoria Interna del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, acatando las recomendaciones señaladas, las que contribuirán a valorar la calidad del desempeño del control interno y de la efectividad del Sistema.
Comunicación del Resultado del Monitoreo
Art. 95.- Las jefaturas del HONSE, deberán dar a conocer a la Dirección los resultados del monitoreo de control interno, considerando las deficiencias e irregularidades encontradas, finalizando dichos procesos hasta solventar las deficiencias o hallazgos encontrados.
Art. 96.- El HONSE, contará con las Normas Técnicas de Control Interno Específicas, para su Sistema de Control Interno, de acuerdo a sus necesidades, naturaleza y características particulares de la Institución.
CAPITULO VI
DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA
Definición de Políticas sobre la Remisión y Aplicación de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas
Art. 97.- Las Normas Técnicas de Control Interno Específicas del HONSE, realizadas por la Dirección y las diferentes jefaturas de la Institución, serán remitidas a la Corte de Cuentas de la República y aplicadas una vez sean revisadas, aprobadas y posteriormente publicadas en el Diario Oficial.
Definición de Políticas sobre la Revisión y Actualización de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas
Art. 98.- La Dirección del HONSE, será la responsable de que se realice la revisión y actualización como mínimo cada dos años. Todo proyecto de modificación o actualización a las Normas Técnicas de Control Interno Específicas del HONSE, deberá ser remitido a la Corte de Cuentas de la República, para su revisión, aprobación y posterior publicación en el Diario Oficial.
Definición de Políticas sobre la Divulgación y Aplicación de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas
Art. 99.- La Dirección del HONSE y de las diferentes jefaturas, serán las responsables de divulgar las presentes Normas Técnicas de Control Interno Específicas, a sus colaboradores; así como de la aplicación de la misma.
Vigencia
Art. 100.- Las presentes Normas Técnicas de Control Interno Específicas, entrarán en vigencia el día después de su publicación en el Diario Oficial.
San Salvador, catorce de agosto del año dos mil ocho.
Dr. Rafael Hernán Contreras Rodríguez,
Presidente de la Corte de Cuentas de la República.