Materia: Derecho Administrativo Categoría: Reglamento
Origen: Institución Autónoma Estado: Vigente
Naturaleza : Decreto de Corte de Cuentas
Nº: 18 Fecha:14/08/2008
D. Oficial: 166 Tomo: 380 Publicación DO: 05/09/2008
Reformas: S/R
Comentarios: El presente reglamento de Control Interno tiene como finalidad lograr la eficacia, eficiencia, efectividad y eficacia de las operaciones del Tribunal de ética Gubernamental.
Contenido;
DECRETO No. 18
EL PRESIDENTE DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA,
CONSIDERANDO:
I. Que mediante Decreto No. 4, de fecha 14 de septiembre del 2004, esta Corte emitió las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI).
II. Que según el artículo 39, del referido Decreto, cada Entidad del Sector Público presentaría a esta Corte un proyecto de Normas Técnicas de Control Interno Específicas, a efecto de que sea parte del Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas que emita la Corte de Cuentas de la República para cada institución.
POR TANTO:
En uso de las facultades conferidas por el artículo 195, numeral 6, de la Constitución de la República de El Salvador y artículo 5, numeral 2, literal a) de la Ley de la Corte de Cuentas de la República,
DECRETA EL SIGUIENTE REGLAMENTO, que contiene las:
NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECIFICAS DEL TRIBUNAL DE ETICA GUBERNAMENTAL
CAPITULO PRELIMINAR
Ambito de Aplicación
Art. 1.- Las Normas Técnicas de Control Interno Específicas del Tribunal de Etica Gubernamental (TEG), constituyen el marco básico de cumplimiento obligatorio de todos sus funcionarios y empleados.
Definición del Sistema de Control Interno
Art. 2.- Se entiende por Sistema de Control Interno el conjunto de procesos continuos e interrelacionados, realizados por el Pleno del Tribunal, jefes de unidades y empleados del Tribunal de Etica Gubernamental, que en adelante se llamará TEG o Tribunal, diseñados para proporcionar seguridad razonable en la consecución de los objetivos de la Institución.
Objetivos del Sistema de Control Interno
Art. 3.- El Sistema de Control Interno tiene como finalidad coadyuvar con el Tribunal en el cumplimiento de los siguientes objetivos:
a. Lograr eficiencia, efectividad y eficacia de las operaciones;
b. Obtener confiabilidad y oportunidad de la información; y
c. Cumplir con leyes, reglamentos, disposiciones administrativas y otras regulaciones aplicables.
Componentes Orgánicos del Sistema de Control Interno
Art. 4.- Los componentes orgánicos del Sistema de Control Interno son: Ambiente de control, valoración de riesgos, actividades de control, información y comunicación y monitoreo.
Responsables del Sistema de Control Interno
Art. 5.- La responsabilidad por el diseño, aprobación, implantación, evaluación y perfeccionamiento del Sistema de Control Interno, corresponde al Pleno del Tribunal y a los jefes de unidades en el área de sus respectivas competencias.
Corresponde a los demás empleados del TEG, realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento.
Seguridad Razonable
Art. 6.- El Sistema de Control Interno, proporciona una seguridad razonable para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
CAPITULO I
NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL
Integridad y Valores Eticos
Art. 7.- El Pleno del Tribunal y los jefes de unidades; así como también, los demás empleados, mantendrán, demostrarán y promoverán los principios y valores éticos en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones, conforme a la Ley de Etica Gubernamental.
Compromiso con la Competencia
Art. 8.- El Pleno del Tribunal y los jefes de unidades, realizarán las acciones que conduzcan a que todo el personal posea y mantenga el nivel de aptitud e idoneidad que les permita llevar a cabo los deberes asignados y entender la importancia de establecer y llevar a la práctica adecuados controles internos.
Estilo de Gestión
Art. 9.- El Pleno del Tribunal y los jefes de unidades, desarrollarán y mantendrán un estilo de gestión que les permita administrar considerando un nivel de riesgo, orientado a la medición del desempeño y que promueva una actitud positiva hacia mejores procesos de control.
Estructura Organizacional
Art. 10.- El pleno del Tribunal aprobará la estructura organizativa para lograr el mejor cumplimiento de los objetivos del Tribunal, los que serán evaluados y analizados de acuerdo a las necesidades institucionales y de conformidad a la Normativa legal vigente.
Definición de Arcas de Autoridad, Responsabilidad y Relaciones de Jerarquía
Art. 11.- El Pleno del Tribunal aprobará el Manual de Organización, en el cual se asignará la autoridad, la responsabilidad administrativa y se establecerán las relaciones de jerarquía, proporcionando los canales apropiados de comunicación.
La formulación y actualización del Manual de Organización, corresponderá a la Unidad de Planificación.
Políticas y Prácticas para la Administración del Capital Humano
Art. 12.- El Pleno del Tribunal, establecerá las políticas apropiadas y prácticas de personal, principalmente las que se refieran a: Contratación, inducción, entrenamiento, evaluación, promoción, prestaciones, incentivos y acciones disciplinarias, políticas y prácticas, las que estarán contenidas en el Manual de Recursos Humanos.
El Encargado de Recursos Humanos será el responsable de la elaboración e implementación del Manual de Recursos Humanos.
Unidad de Auditoría Interna
Art. 13.- El Pleno del Tribunal, asegurará el funcionamiento y fortalecimiento de la Unidad de Auditoría Interna para el cumplimiento de sus fines y garantizará su independencia.
El control interno posterior se llevará a cabo mediante la auditoría interna, actividad profesional sujeta a normas de aceptación general, que mide la efectividad de los demás controles internos. El ejercicio de la auditoría interna, deberá estar enmarcado dentro de los términos legales, éticos y de cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Corte de Cuentas de la República y de las normas de auditoría que le fueren aplicables.
CAPITULO II
NORMAS RELATIVAS A LA VALORACION DE RIESGOS
Definición de Objetivos Institucionales
Art. 14.- El Pleno del Tribunal aprobará el Plan Estratégico, el que contendrá los objetivos y metas institucionales acordes a la misión y visión del TEG; la Unidad de Planificación revisará su cumplimiento por lo menos una vez al año.
La Unidad de Planificación será la responsable de la formulación y evaluación del Plan Estratégico Institucional.
Planificación Participativa
Art. 15.- La valoración de los riesgos, como componente del Sistema de Control Interno, deberá estar sustentada en una planificación participativa y de divulgación de los planes, para lograr compromisos en el cumplimiento de los mismos.
Será responsabilidad de los Jefes de unidad, promover el compromiso del personal hacia su cumplimiento, mediante una adecuada participación y divulgación.
Identificación de Riesgos
Art. 16.- Corresponderá al Pleno del Tribunal y a los jefes de unidades, la identificación de los factores de riesgos relevantes, internos y externos, asociados al logro de los objetivos institucionales, los que se deberán plasmar en una matriz de riesgos que deberá aprobar el Pleno del Tribunal.
Análisis de Riesgos Identificados
Art. 17.- Los factores de riesgos que han sido identificados, deberán ser analizados por los jefes de unidades, en cuanto a su impacto o significado y a la probabilidad de ocurrencia, para determinar su importancia.
Gestión de Riesgos
Art. 18.- Analizadas las probabilidades de ocurrencia y el impacto por los jefes de unidades, éstos propondrán al Pleno del Tribunal las acciones que se deberán realizar para minimizar el nivel de riesgo, tomando en cuenta los objetivos, la capacidad financiera de la Institución y la Normativa legal aplicable.
CAPITULO III
NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
Documentación, Actualización y Divulgación de Políticas y Procedimientos
Art. 19.- El Pleno del Tribunal y los. jefes de unidades deberán documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas y procedimientos de control que garanticen razonablemente el cumplimiento del Sistema de Control Interno, las que deberán ser aprobadas por el Pleno.
Actividades de Control
Art. 20.- En el Manual de Políticas y Procedimientos de Control Interno, se establecerán las actividades de control, de manera integrada a cada proceso institucional.
El Manual de Políticas y Procedimientos de Control Interno será elaborado por la Unidad de Planificación, en coordinación con las demás unidades; y deberán asegurarse de la delimitación de funciones en las operaciones bajo su responsabilidad.
Definición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación
Art. 21.- El Pleno del Tribunal, establecerá las políticas y procedimientos que definirán claramente la autoridad y la responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones del TEG, las que deberán estar contenidas en el Manual de Operaciones, el que será formulado por la Unidad de Planificación en coordinación con las demás unidades.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Activos
Art. 22.- El Pleno del Tribunal establecerá en el Manual de Control de Activo, las políticas y procedimientos para proteger y conservar los activos institucionales, principalmente los más vulnerables. La formulación e implementación del Manual de Control de Activos será responsabilidad del Encargado de Activo Fijo.
El uso de vehículos propiedad del Tribunal, estará sujeto al Reglamento para Controlar el Uso de Vehículos Nacionales, emitido por la Corte de Cuentas de la República y al Instructivo para la Asignación y Utilización de las Unidades de Transporte Propiedad del Tribunal de Etica Gubernamental, el que será aprobado por el Tribunal. Será responsabilidad del Encargado de Transporte su elaboración y cumplimiento.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Diseño y Uso de Documentos y Registros
Art. 23.- El Pleno del Tribunal establecerá en el Instructivo para la Administración de Documentos y Registros, las políticas y procedimientos sobre el diseño y uso de documentos, registros contables y demás registros administrativos que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y hechos significativos que se realicen en la Institución; los documentos y registros deberán ser apropiadamente administrados y mantenidos.
El Jefe de Planificación, en coordinación con las demás unidades, formulará el Instructivo y cuya implementación le corresponderá a los jefes de las unidades respectivas.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Conciliación Periódica de Registros
Art. 24.- El Pleno del Tribunal establecerá en el Instructivo para la Elaboración de Conciliaciones, las políticas y procedimientos sobre las conciliaciones periódicas de registros contables, administrativo y todo tipo de registros, que tendrá como propósito verificar su exactitud, determinar y enmendar errores u omisiones resultantes de las operaciones de la Institución.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Rotación de Personal
Art. 25.- El Pleno del Tribunal establecerá en el Manual de Recursos Humanos, las políticas y procedimientos sobre rotación sistemática del personal, entre quienes realicen tareas claves o funciones afines, sin perjuicio de lo dispuesto en las normativas legales aplicables.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Garantías o Cauciones
Art. 26.- El Pleno del Tribunal establecerá en el Instructivo para Garantías y Cauciones, las políticas y procedimientos en materia de garantías o cauciones, considerando la razonabilidad y la suficiencia para que sirva como medio de aseguramiento del adecuado cumplimiento de las funciones.
El Instructivo para Garantías y Cauciones, deberá ser formulado por la Unidad Administrativa a la que le corresponde su implementación.
Definición de Políticas y Procedimientos de los Controles Generales de los Sistemas de Información
Art. 27.- El Pleno del Tribunal establecerá en el documento las Normas y Disposiciones para la Administración y Operación de los Recursos Informáticos, las que contendrán las políticas y procedimientos sobre los controles generales, comunes a todos los sistemas de información. Será responsabilidad de la Unidad de Informática la aplicación de los referidos controles.
Definición de Políticas y Procedimientos de los Controles de Aplicación
Art. 28.- El Pleno del Tribunal establecerá en las Normas y Disposiciones para la Administración y Operación de los Recursos Informáticos, las políticas y procedimientos sobre los controles de aplicación informática específicos.
Será responsabilidad de la Unidad de Informática la aplicación de los referidos controles.
CAPITULO IV
NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Adecuación de los Sistemas de Información y Comunicación
Art. 29.- El Pleno del Tribunal, aprobará el Manual de Sistema de Información y Comunicación, de acuerdo a los planes estratégicos y objetivos institucionales, debiendo ajustarse a sus características y necesidades.
La Unidad de Planificación, en coordinación con las demás unidades será la responsable de la elaboración e implementación de dicho Manual.
Proceso de Identificación, Registro y Recuperación de la Información
Art. 30.- La Unidad de Planificación, en coordinación con las unidades correspondientes, diseñará los procesos que les permita identificar, registrar y recuperar la información de eventos internos y externos, que se requieran, los cuales estarán contenidos en el Manual del Sistema de Información y Comunicación.
Características de la Información
Art. 31.- El Tribunal asegurará que la información que se procese sea confiable, oportuna, suficiente y pertinente.
Efectiva Comunicación de la Información
Art. 32.- La información deberá ser comunicada al usuario interno y externo, que la necesite, en la forma y el plazo requeridos para el cumplimiento de sus competencias.
Archivo Institucional
Art. 33.- El Tribunal deberá contar con los archivos institucionales para preservar la información, en virtud de su utilidad y de requerimientos jurídicos y técnicos. Los diferentes archivos serán administrados por los jefes de unidades.
El Pleno del Tribunal aprobará el Instructivo para la Administración de los Archivos de Documentos y Registros, para determinar la forma en que se procederá a reunir, conservar, clasificar y ordenar la información, la cual se mantendrá archivada durante el plazo establecido en los requerimientos jurídicos y técnicos.
El Instructivo será formulado por la Unidad de Planificación en coordinación con las demás unidades correspondientes.
CAPITULO V
NORMAS RELATIVAS AL MONITOREO
Monitoreo sobre la Marcha
Art. 34.- El Pleno del Tribunal y los jefes de unidades, deberán vigilar que los funcionarios y empleados realicen las actividades de control, durante la ejecución de las operaciones de manera integrada.
Monitoreo mediante Autoevaluación del Sistema de Control Interno
Art. 35.- Los jefes de unidades, deberán autoevaluar la efectividad de los mecanismos de control y determinar la efectividad del Sistema de Control Interno al menos una vez al año.
Evaluaciones Separadas
Art. 36.- La Unidad de Auditoría Interna del TEG, la Corte de Cuentas de la República y demás instituciones de control y fiscalización, evaluarán periódicamente la efectividad del Sistema de Control Interno Institucional.
Comunicación de los Resultados del Monitoreo
Art. 37.- Los jefes de unidades, deberán presentar por lo menos una vez al año, un informe al Pleno del Tribunal, sobre los resultados de las actividades de monitoreo del Sistema de Control Interno, en cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
CAPITULO VI
DISPOSICIONES FINALES
Art. 38.- La revisión y actualización de las presentes Normas Técnicas de Control Interno Específicas, será realizada por el TEG, al menos cada dos años, considerando los resultados de las evaluaciones sobre la marcha y evaluaciones separadas practicadas al Sistema de Control Internó, esta labor estará a cargo de una Comisión, nombrada por el Pleno del Tribunal. Todo proyecto de modifica o actualización a las Normas Técnicas de Control Interno Específicas del TEG, deberá ser remitido a la Corte de Cuentas de la República, para su revisión, aprobación y posterior publicación en el Diario Oficial.
Art. 39.- El Tribunal será responsable de divulgar las Normas Técnicas de Control Intemo Específicas a sus funcionarios y empleados; así como de la aplicación de las mismas.
Art. 40.- El presente Decreto entrará en vigencia ocho días después de su publicación en el Diario Oficial.
San Salvador, catorce de agosto del dos mil ocho.
Dr. Rafael Hernán Contreras Rodríguez,
Presidente de la Corte de Cuentas de la República.