Origen: INSTITUCION AUTONOMA (INSTITUTO SALVADOREÑO DE DESARROLLO MUNICIPAL) Estado: Vigente
Naturaleza : Decreto Municipal
Nº: 3 Fecha:19/09/2003
D. Oficial: 228 Tomo: 361 Publicación DO: 05/12/2003
Reformas:
Comentarios: El presente Reglamento tiene por objeto establecer los procedimientos administrativos para operar y reconstituir el Fondo Circulante de Caja Chica del Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal.
Contenido;
DECRETO No. 3.--
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL INSTITUTO SALVADOREÑO DE DESARROLLO MUNICIPAL,
CONSIDERANDO:
I.- Que de conformidad al literal a), del Art. 20 de la Ley Orgánica del Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal, contenida en el Decreto Legislativo No. 616, de fecha 4 de marzo del año de 1987, publicado en el Diario Oficial No. 52 Tomo No. 294, de fecha 17 del mismo mes y año, es atribución del Consejo Directivo: Dictar los Reglamentos Internos e Instructivos necesarios para el cumplimiento de sus fines;
II.- Que el inciso segundo del Art. 57 de la Ley antes relacionada establece la facultad del Consejo Directivo de crear un fondo circulante destinado a atender las erogaciones o gastos urgentes, pudiendo mantenerse en efectivo;
III.- Que el Art. 117 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado, establece que las Instituciones que perciban recursos del Fondo General, podrán constituir Fondos Circulantes de Monto Fijo a de Caja Chica, mediante acuerdos institucionales internos, siendo de su responsabilidad la administración y liquidación de los mismos;
IV.- Que mediante Acuerdo del Consejo Directivo No. VI, Acta No. 73 de la sesión celebrada a las diez horas del día 19 de abril del año 1990, fue creado el Fondo Circulante del Instituto con un monto de QUINIENTOS COLONES, el cual fue ampliado a DIEZ MIL COLONES, mediante Acuerdo del Consejo Directivo, número CINCO del Acta número CUATROCIENTOS CINCUENTA Y TRES, de fecha 1o. de noviembre de 2000.
V.- Que el Fondo Circulante del Instituto, se ha venido manejando mediante Instructivo, por lo que se hace necesario que el Consejo Directivo emita las disposiciones que contribuyan a su eficaz y eficiente funcionamiento.
POR TANTO:
En uso de sus facultades legales: DECRETA, SANCIONA Y PROMULGA EL SIGUIENTE: REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO CIRCULANTE DE CAJA CHICA DEL INSTITUTO SALVADOREÑO DE DESARROLLO MUNICIPAL.
CAPITULO I
DEL OBJETO
Art. 1.- El presente Reglamento tiene por objeto establecer los procedimientos administrativos para operar y reconstruir el Fondo Circulante de Caja Chica del Instituto, a efecto de agilizar la adquisición de bienes y servicios de carácter urgente y de menor cuantía, en forma transparente, ágil y eficiente.
Art. 2.- Al Fondo Circulante del Instituto en el presente Reglamento, se le podrá llamar simplemente el Fondo.
CAPITULO II
CONSTITUCION DEL FONDO
Art. 3.- El Consejo Directivo del Instituto podrá constituir el Fondo hasta un máximo del dos por ciento sobre el promedio mensual de la disponibilidad neta de la asignación presupuestaria anual del rubro adquisición de bienes y servicios, sin que dicho valor exceda al equivalente de ochenta salarios mínimos.
En el Acuerdo respectivo se establecerán los montos máximos a desembolsarse en efectivo.
Art. 4.- La disponibilidad neta de la asignación presupuestaria, se obtendrá, disminuyendo de la asignación anual, los productos farmacéuticos medicinales, combustibles y lubricantes, servicios básicos y arrendamiento de bienes muebles.
Art. 5.- El Director Ejecutivo nombrará a los funcionarios o empleados que manejarán los recursos del Fondo.
CAPITULO III
DE LA COMPETENCIA PARA EL MANEJO DEL FONDO CIRCULANTE DE CAJA CHICA
Art. 6.- El Fondo Circulante del Instituto será manejado por un Empleado o Funcionario que rinda Fianza suficiente por un monto equivalente al cien por ciento de los recursos del Fondo.
En el caso del inciso anterior, las primas correspondientes a las Fianzas serán pagadas en su totalidad por el Instituto.
CAPITULO IV
REQUISITOS PARA SER ENCARGADO DEL FONDO
Art. 7.- Para ser encargado del Fondo se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Ser funcionario o Empleado del instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal;
b) Rendir Declaración Jurada ante la Unidad de Probidad de la Corte Suprema de Justicia;
c) Rendir garantía suficiente para responder por un faltante de los recursos del fondo;
d) No ser responsable o manejador de otros fondos o efectuar labores contables o presupuestarias;
e) Tener conocimiento de las normas aplicables a la administración financiera y control de los recursos del Estado.
Art. 8.- La persona asignada para el manejo del Fondo Circulante, deberá rendir cualesquiera de las siguientes garantías:
a) Garantía Hipotecaria sobre un inmueble de su propiedad;
b) Fianza otorgada por una institución bancaria o empresa de seguros autorizada por la Superintendencia del Sistema Financiero.
CAPITULO V
OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL ENCARGADO DEL FONDO CIRCULANTE
Art. 9.- Son obligaciones del encargado del Fondo Circulante:
a) Responsabilidad, transparencia, eficiencia y efectividad en su gestión;
b) Rendir garantía a favor del Instituto;
c) Pagar facturas solo por compras de productos o servicios menores o emergentes;
d) Entregar anticipos, mediante la firma de un vale Provisional debidamente prenumerado;
e) Exigir el comprobante de egreso, debidamente aprobado por el Jefe que autorizó el anticipo;
f) Liquidar el primer día hábil siguiente, cuando entregue anticipos de fondos en el fin de semana o principios de vacación;
g) Registrar en el Libro Auxiliar, las transacciones diarias relacionadas con los movimientos que genere el Fondo;
h) Exigir en los recibos, el nombre y firma de la persona que recibe o de la que firme a su ruego;
i) Llevar un Registro de los de las arqueos realizados al Fondo.
Art. 10.- Se prohíbe al encargado del Fondo Circulante:
a) Entregar anticipo de fondos, cuando el asueto o vacación exceda de dos días consecutivos;
b) Conceder anticipo de Fondos en concepto de préstamos personales o para la adquisición de productos o servicios que no sean para el fin que persigue el Instituto;
c) Reintegrar gastos por diferentes conceptos por el cual se solicitó el anticipo de fondos;
d) Efectuar gastos del Fondo; bajo las siguientes circunstancias: 1)- Fraccionamiento de Pagos para evadir el límite máximo estipulado sobre la adquisición de un mismo bien o servicio: 2)- Compra de materiales y suministros, sobre los cuales hayan existencias en bodegas; 3)- Pagar sueldos, jornales y servicios especiales, sujetos a las leyes laborales y previsionales;
e) Conceder anticipos de fondos o cancelar facturas o recibos por más del equivalente a un salario mínimo urbano.
CAPITULO VI
REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO
Art. 11.- Los comprobantes de egreso que se presenten al encargado del Fondo para la liquidación, deberán de reunir los siguientes requisitos:
a) La factura o recibo debe ser expedida a nombre del Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal;
b) La factura o recibo para ser de legítimo abono, debe ser original o duplicado, sin presentar señales de alteración, borrones, tachaduras, enmendaduras e interpolaciones;
c) Las facturas salvo excepciones, deben ser de curso legal, estar impresas en la forma establecida por el Art. 114 del Código Tributario;
d) Cuando el comprobante de egreso sea en recibo o factura comercial, emitido por una persona que está excluida de la calidad de contribuyente del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios, deberá exigírsele que se consigne en el original y en las copias, los datos a que se refiere el Art. 119 del Código Tributario;
e) Las facturas deberán tener estampado el sello de canceladas y firma del proveedor o quien prestó el servicio.
CAPITULO VII
RECONSTITUCION DEL FONDO
Art. 12.- Las solicitudes de reconstitución del Fondo, deberán de solicitarse a la tesorería Institucional, cuando hubiere agotado un máximo del cincuenta por ciento del mismo, con el propósito de que siempre exista disponibilidad de recursos, mientras esté en trámite el reintegro de los gastos anteriores.
Art. 13.- Si al finalizar el mes, no se hubiere agotado el porcentaje establecido en el artículo anterior, deberá elaborarse y solicitarse el reintegro por los gastos efectuados, para efectos de que el Departamento de Contabilidad, efectúe la provisión y el gasto quede registrado contablemente en el mes correspondiente.
Art. 14.- Para elaborar la solicitud de reconstitución del Fondo, deberá prepararse un resumen de gastos, haciendo uso del formato que para tal efecto sea diseñado, el cual consta de original y copia que se distribuirán de la siguiente forma:
a) El original será utilizado como respaldo para el trámite del reembolso, anexando a éste todos los comprobantes que justifiquen los gastos efectuados y su destino será el Departamento de Contabilidad, para los registros contables;
b) La copia será archivada por el encargado del Fondo y servirá para el control de los reembolsos en trámite y revisiones posteriores.
Art. 15.- El resumen para la solicitud de reconstitución deberá de elaborarse en el formato correspondiente y contendrá lo siguiente:
a) Período de gastos que se está solicitando reconstituir;
b) Número del Vale;
c) Detalle del concepto de cada gasto;
d) Cantidad por cada documento de egreso;
e) Código contable y presupuestario;
f) Centro de Costos;
g) Cargo y firma del encargado del fondo; y
h) Cargo y firma de quien autoriza.
Art. 16.- Con el resumen para la solicitud de reconstitución; ésta deberá ser autorizada por el Funcionario o Encargado de la Administración y Finanzas.
Toda reconstitución del Fondo, deberá hacerse en cheque, a nombre del Encargado del Fondo.
Art. 17.- El fondo deberá aperturarse al inicio de cada año y liquidarse al final del mismo para efectos contables y presupuestarios.
CAPITULO VIII
CONTRALORIA DEL FONDO
Art. 18.- La Unidad de Auditoría Interna procederá a efectuar verificaciones del Fondo, cada vez que lo estime conveniente en forma sorpresiva. Verificado el arqueo, se entregará una copia al encargado del Fondo.
Art. 19.- Los arqueos del Fondo o sus valores deben realizarse por lo menos con una frecuencia mensual, o a fin de determinar su constancia física en concordancia con los saldos contables.
la Unidad de Auditoría Interna, elaborará un informe o acta que contendrá el resultado de la verificación, haciendo las recomendaciones pertinentes.
Todo efectivo y valores, debe contarse en presencia del encargado del Fondo, quien deberá firmar el arqueo, haciendo constar que éste se desarrolló en su presencia y se le devolvieron los comprobantes y valores en su totalidad.
Art. 20.- Además el Auditor Interno, es competente para efectuar arqueos, el Funcionario que designe la Administración del Instituto.
Si durante el arqueo del Fondo, se detectaren situaciones de carácter irregular, esto se comunicará a la Administración del Instituto, para adoptar las medidas correctivas que el caso amerite.
Art. 21.- Al efectuarse un arqueo por parte de los funcionarios competentes, podrá haber variaciones como sobrante o faltante o que no exista diferencia alguna.
En caso de sobrante, deberá de elaborarse un recibo de ingreso en la Tesorería Institucional, por el valor de dicho sobrante y se depositará en la Cuenta Bancaria correspondiente.
En caso de faltante, deberá cubrirse por el Encargado del Fondo, para efectos de mantener el valor correspondiente.
CAPITULO IX
DISPOSICIONES GENERALES
Art. 22.- El Consejo Directivo podrá distribuir el Fondo Circulante de Caja Chica, proporcionalmente en las Oficinas Regionales.
CAPITULO X
VIGENCIA
Art. 23.- El presente Reglamento entrará en vigencia ocho días después de su publicación en el Diario Oficial.
Dado en el Salón de Sesiones del Consejo Directivo del Instituto Salvadoreño de Desarrollo Municipal: San Salvador, a los diecinueve días, del mes de septiembre del año dos mil tres.
VALENTIN CASTRO SANCHEZ
Ing. ROMEO JOSE BARILLAS
Lic. CAROLINA RAMIREZ
Prof. YOHALMO AUGUSTO GONZALEZ VARELA
Lic. JOSE ANTONIO PAREDES
VICENTE VALLE RODRIGUEZ
ENRIS ANTONIO ARIAS
CARLOS ALBERTO RIVAS ZAMORA
Ing. JOSE IGNACIO BAUTISTA
Ing. CARLOS ALBERTO MOLINA
Ing. MANUEL VASQUEZ
Prof. EDUARDO MARTINEZ Y MARTINEZ
OSMIN ANTONIO GUZMAN
RICARDO ALBERTO PALACIOS RIVAS
Ing. EFRAIN PONCE ZELAYANDIA
EDUARDO ALFONSO LINARES
(Registro No. A021363)