Origen: MINISTERIO EDUCACION Estado: Vigente
Naturaleza : Acuerdo Ejecutivo
Nº: 5141 Fecha:30/09/88
D. Oficial: 1 Tomo: 302 Publicación DO: 03/01/1989
Reformas: S/R
Comentarios: El presente Reglamento tiene como finalidad primordial que todos aquellos docentes y empleados administrativos que laboran para el Ministerio de Educación, obtengan productos básicos de la canasta familiar, a precios más bajos que los del mercado nacional. JL
Contenido;
REGLAMENTO DE LAS DESPENSAS DEL MINISTERIO DE EDUCACION.
Acuerdo Nº 5141.
Nueva San Salvador, 30 de septiembre de 1988.
El Organo Ejecutivo de la República de El Salvador, en el Ramo de Educación, CONSIDERANDO: Que por Acuerdo número tres mil noventa del Organo Ejecutivo en el Ramo de Educación emitido el día veinticinco de julio del presente año, se acordó la creación de la Despensa del Ministerio de Educación, como una respuesta para proteger el presupuesto familiar del trabajador en general del Ministerio de Educación, en la obtención de los productos básicos de consumo. ACUERDA: Aprobar el siguiente Reglamento de las Despensas del Ministerio de Educación.
Capítulo I.-
De la Creación y objetivos de las Despensas del Ministerio de Educación.
Art. 1.-Créanse las Despensas del Ministerio de Educación, dentro de las Organizaciones de dicho Ministerio, con personalidad Jurídica, que tendrán como objetivo general, proteger el salario de los trabajadores del Ministerio de Educación, entendiéndose como tales los docentes y los empleados administrativos, ya sea que su nombramiento se efectúe por Ley de Salarios o en virtud de un Contrato, obteniendo los productos básicos de la canasta familiar a precios más bajos que los del mercado interno. Cuando en el texto del presente reglamento se haga referencia al Ministerio debe entenderse que se trata del Ministerio de Educación.
Art. 2.-De las Despensas del Ministerio de Educación, inicialmente se contará para su funcionamiento, solamente con una para la zona metropolitana, quedando pendiente las que se fundaren a futuro las cuales se regirán por este Reglamento.
Art. 3.-Las Despensas del Ministerio, gozarán de la exención de impuestos sean fiscales o municipales u otra clase de contribuciones fiscales establecidas o por establecerse que puedan recaer sobre sus bienes muebles o inmuebles, sus rentas o ingresos de toda índole y procedencia y sobre las operaciones, actos jurídicos, contratos o negociaciones que realicen y en regla general de toda prerrogativa o franquicia concedida al Ministerio.
Art. 4.-La representación legal de las Despensas del Ministerio corresponderá al Presidente del Consejo de Administración, quien podrá delegar estas funciones, ya sea con poderes generales o especiales en otros miembros del referido Consejo.
Capítulo II
Organización Administrativa.
Art. 5.-Los organismos básicos para la gestión de las Despensas del Ministerio son: El Consejo de Administración y la Dirección de la Despensa.
Art. 6.-El Consejo de Administración de la Despensa, será la máxima autoridad en el orden administrativo y normativo.
Art. 7.-El Consejo de Administración de la Despensa, estará integrado por tres miembros representantes del Sector Docente, tres miembros representantes del sector administrativo del Ministerio y el Director de la Despensa, teniendo cada uno su respectivo suplente, quien sustituirá al propietario, por todo el tiempo que dure su ausencia, cuando faltare por cualquier causa, durarán en sus funciones un año, pudiendo ser reelegidos.
Art. 8.-Los Directores de las Despensas del Ministerio, serán los encargados del funcionamiento de la misma, y serán nombrados por el Ministerio de Educación.
Art. 9.-Los miembros del Consejo de Administración, desempeñarán sus funciones Ad-Honórem.
Art. 10.-El Consejo de Administración de la Despensa, estará integrado en la forma siguiente: un Presidente, quien será el Director de la Despensa que lo nombrará el Ministerio de Educación, un Vicepresidente, un Secretario y tres vocales, dichos cargos serán designados del resto de los representantes de los sectores establecidos en el Art.7 en elecciones que realizarán en la primera reunión que lleven a cabo quienes tendrán la obligación de reunirse por lo menos una vez al mes, para discutir y analizar el normal funcionamiento de la Despensa, como también si es procedente o no aprobar los créditos solicitados, cuando éstos sean por cantidades que sobrepasen los quinientos colones quienes tendrán a su vez derecho a voz y voto, los acuerdos se tomarán por mayoría de votos, si hubiere empate, el presidente tendrá derecho a voto de calidad; para que haya quórum es necesaria la mayoría de sus miembros.
Art. 11.-El Consejo de Administración se reunirá ordinariamente cada treinta días, a la hora y día señalada por la covocatoria y extraordinariamente. siempre que fuere necesario y las convocatorias a ambas reuniones se harán por el Presidente del Consejo o por dos o más miembros por intermedio del Secretario.
Capítulo III.
Atribuciones del Consejo de Administración.
Art. 12.-Son atribuciones del Consejo de Administración las siguientes:
1) Establecer políticas, normas, instrucciones y procedimientos necesarios para el buen desenvolvimiento de la Despensa.
2) Determinar los productos básicos de consumo, de que dispondrán las Despensas, los cuales podrán aumentarse o disminuirse conforme se estime necesario, previo el estudio correspondiente de la demanda de los mismos.
3) Determinar los precios de los productos a la venta en la Despensa, además revisar libros y demás documentos contables así como el control interno de la despensa.
4) Presentar un informe detallado en los meses de junio y diciembre de cada año por medio del Presidente referente al funcionamiento y situación económica financiera de la Despensa.
5) Presentar un informe pormenorizado de la gestión Administrativa del Consejo al final del período para el cual estuvo en funciones a los titulares de Educación para obtener el finiquito correspondiente.
6) Conocer en todo momento sobre las actividades desarrolladas por la Dirección de la Despensa.
7) Velar por la implantación y funcionamiento de las Despensas Regionales.
8) Suspender el uso de la Despensa a quien infringiere este Reglamento.
Capítulo IV.
Atribuciones del Presidente del Consejo de Administración.
Art. 13.-Son atribuciones del Presidente del Consejo de Administración las siguientes:
1) Elaborar por medio de la secretaría la agenda a discutirse en las reuniones del Consejo, pudiendo ser modificado a petición de cualquiera de los miembros restantes;
2) Velar porque la Secretaría del Consejo levante las actas pormenorizadas y los acuerdos adoptados en las reuniones que realicen, así como estar pendiente de que se le dé lectura en la próxima reunión;
3) Firmar como refrendario los cheques que se emitan en concepto de pago a proveedores;
4) Dar su visto bueno a los pedidos que se hagan a los proveedores de mercaderías que se necesitaren en la Despensa;
5) Presidir las reuniones del Consejo de Administración;
6) Resolver situaciones anormales que se presenten en el funcionamiento de la Despensa.
7) Velar por el normal funcionamiento de la Despensa tanto en lo económico como en lo administrativo;
8) Exigir a sus colaboradores contables en su calidad de Director, los controles operativos de la Despensa en el momento que lo considere conveniente;
9) Velar porque se lleven los libros de la Sección contable de la Despensa, los cuales deberán contar con una razón de apertura de cuantos folios se compone y para que se va a usar debiendo ponersele al final también una razón de cierre lo que deberá firmar en su calidad de presidente del Consejo de Administración y como Director de la Despensa;
10) Coordinar con la Dirección de la Despensa todas las actividades de la misma; como el almacenaje, despacho, preparación, contabilidad y las que surgieren para el mejor desenvolvimiento de la misma.
Capítulo V.
Atribuciones del Vice-Presidente del Consejo de Administración.
Art. 14.-Son atribuciones del Vice-Presidente del Consejo de Administración las siguientes:
1) Sustituir al Presidente en las reuniones que tenga que presidir o asistir, cuando éste por cualquier causa faltare a sus funciones;
2) Colaborar con el Presidente en las Actividades necesarias relacionadas con el buen funcionamiento de la Despensa;
3) Sustituir al secretario en las reuniones cuando faltare por cualquier causa;
Capítulo VI.
Atribuciones del Secretario del Consejo de Administración.
Art. 15.-Son atribuciones del Secretario del Consejo de Administración las siguientes:
1) Llevar el Libro de actas de las reuniones del Consejo y librar informes por medio de certificaciones, cuando el Consejo así lo decida;
2) Convocar a iniciativa de la Presidencia a los demás miembros del Consejo para las reuniones ordinarias y extraordinarias;
3) Participar en todas las reuniones del Consejo y Colaborar con todas las actividades encomendadas por el Consejo para el buen funcionamiento de la Despensa;
4) Las demás que el presente Reglamento le señale.
Capítulo VII.
Requisitos para ser miembro del Consejo de Administración:
Art. 16.-Son requisitos para ser miembro del Consejo de Administración los siguientes;
1) Ser trabajador del Ministerio de Educación por lo menos con tres años de servicio;
2) Ser de reconocida capacidad y honorabilidad notoria;
3) Ser elegido por las respectivas autoridades competentes para desempeñar el cargo.
Capítulo VIII
Atribuciones del Director de la Despensa.
Art. 17.-Las atribuciones del Director de la Despensa serán las mismas señaladas para el Presidente del Consejo de Administración.
Capítulo IX.
Disposiciones Generales.
Art. 18.-Las compras de la Despensa se regirán por la siguiente escala de autorizaciones:
1) Para compras hasta por la cantidad de quinientos colones no se necesitará autorización, solo se exigirá ser trabajador sea docente o administrativo del Ministerio;
2) Para compras de más de quinientos colones y hasta cinco mil colones será necesaria la autorización del Presidente del Consejo de Administración en calidad también de Director de la Despensa;
3) Para compras mayores de cinco mil colones con la autorización del Consejo de Administración.
Art. 19.-Cuando la compra sea al crédito el empleado deberá firmar la factura correspondiente con la autorización para que se le deduzca de su salario el importe de la misma en la forma que el Ministerio considere conveniente.
Art. 20.-Se deberá establecer un sistema contable propio y adecuado para la Despensa del Ministerio para lo cual el jefe de contabilidad con el Director de la Despensa, deberán elaborar el correspondiente manual y catálogo de cuentas sometiendo a consideración del Departamento de Auditoría Interna del Ministerio y luego a aprobación del Consejo de Administración.
Art. 21.-La auditoría Interna del Ministerio deberá vigilar las operaciones y contabilidad de la Despensa.
Art. 22.-Los principales controles operativos de la Despensa son los siguientes:
a) Control de Ingreso de mercaderías;
b) Control de Inventario;
c) Control de pedidos despachados y entregados;
d) Control de Cuentas por cobrar;
e) Control de compras de mercaderías;
f) Control de cuota y liquidez del usuario de la Despensa;
g) Registro de precios;
h) Control de Proveedores;
i) Control de devoluciones y cambio de mercadería a proveedores;
j) Control de requisiciones y cambio de mercadería a proveedores; y
k) Control de ventas al contado y al crédito;
Art. 23.-El abuso comprobado de los servicios de la Despensa será sancionado por el Consejo de Administración con la suspensión del servicio considerándose como abuso grave, comercializar los productos adquiridos en la Despensa para favorecer a terceras personas.
Art. 24.-Ningún trabajador del Ministerio podrá prevalecerse de su cargo o empleo para obtener aprovisionamiento de la Despensa que exceda de los límites y controles establecidos en el Art. 18 de éste Reglamento.
Art. 25.-No se les podrá dar otro giro a los fondos económicos de la Despensa que no sea el aprovisionamiento de la mercadería en beneficio del usuario.
Art. 26.-Las sanciones por violaciones al presente Reglamento serán las siguientes:
a) Amonestación verbal privada;
b) Amonestación por escrito con copia a su expediente personal;
c) Suspensión parcial del servicio de la Despensa hasta por seis meses; y
d) Suspensión definitiva del servicio de la Despensa, cuando sea reincidencia;
Art. 27.-Cuando un empleado se encuentre imposibilitado de retirar su pedido de mercadería de la Despensa, podrá autorizar a una persona de su grupo familiar o a un compañero de trabajo, ocupando los formularios de autorización y el carnet de empleado.
Art. 28.-Los trabajadores que efectuen pedidos al crédito estarán en la obligación de retirar los artículos solicitados, en el día señalado de lo contrario el día siguiente será anulado.
Art. 29.-El carnet de Bienestar Magisterial para los docentes y el de empleado administrativo serán los únicos instrumentos de identificación para hacer uso de los servicios de la Despensa.
Art. 30.-Las Despensas contarán con dos sistemas de venta: al contado y al crédito.
Art. 31.-Las Despensas Regionales que se fundaren se regirán por todas las disposiciones de este Reglamento y por todos aquellos lineamientos que el Consejo de Administración disponga siempre en beneficio de los trabajadores del Ministerio.
Art. 32.-Dentro del sistema de ventas al crédito cada trabajador podrá realizar un pedido en total, cuyo monto podrá cubrir el cuarenta por ciento de su sueldo inmediato siguiente a la fecha en que se haya entregado el pedido.
Art. 33.-El presente Reglamento entrará en vigencia ocho días después de su publicación en el Diario Oficial.-Comuníquese. (Rubricado por el señor Presidente de la República). El Ministro de Educación. CRUZ AVALOS.
A.E. Nº 5141, del 30 de septiembre de 1988, publicado en el D.O. Nº 1, Tomo 302, del 3 de enero de 1989.