Origen: Institución Autónoma (Corte de Cuentas) Estado: Vigente
Naturaleza : Decreto de Corte de Cuentas
Nº: 13 Fecha:14/08/2008
D. Oficial: 165 Tomo: 380 Publicación DO: 04/09/2008
Reformas: S/R
Comentarios: El objetivo de la presente normativa es constituir el marco básico que establece el Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada para que la máxima autoridad, niveles gerenciales, de jefatura y todos sus empleados controlen la planificación, organización y administración de las operaciones a su cargo. Contenido;
DECRETO No. 13
EL PRESIDENTE DE LA CORTE DE CUENTAS DE LA REPUBLICA,
CONSIDERANDO:
I. Que mediante Decreto No. 44, de fecha dieciocho de abril del año dos mil seis, publicado en el Diario Oficial No. 100, Tomo 371, de fecha 1 de junio de 2006, la Corte de Cuentas de la República emitió el Reglamento de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas, del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada (IPSFA).
II. Que mediante Sesión del Consejo, Directiva del IPSFA, de fecha 20 de mayo del 2008, Resolución No. 425, aprobó modificaciones a sus Normas Técnicas de Control Interno Específicas.
III. Que mediante nota de fecha 3, de junio de 2008, el Gerente General de dicha entidad, solicitó a esta Corte la modificación del referido Decreto.
IV. Que según el artículo 52, del referido Decreto, todo proyecto de modificación o actualización a las Normas Técnicas de Control Interno Específicas del IPSFA, deberá ser remitido a la Corte de Cuentas de la República, para su revisión, aprobación y posterior publicación en el Diario Oficial.
POR TANTO:
En uso de las facultades conferidas por el artículo 195, numeral 6, de la Constitución de la República de El Salvador y artículo 5, numeral 2, literal a) de la Ley de la Corte de Cuentas de la República,
DECRETA EL SIGUIENTE REGLAMENTO, que contiene las:
NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO ESPECIFICAS DEL INSTITUTO DE PREVISION SOCIAL DE LA FUERZA ARMADA (IPSFA)
CAPITULO PRELIMINAR
Ambito de Aplicación
Art. 1.- Las Normas Técnicas de Control Interno Específicas, constituyen el marco básico que establece el Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada (IPSFA) para que la máxima autoridad, niveles gerenciales, de Jefatura y todos sus empleados controlen la planificación, organización y administración de las operaciones a su cargo.
Definición del Sistema de Control Interno
Art. 2.- Se entenderá por Sistema de Control Interno, el conjunto de procesos continuos e interrelacionados realizados por la máxima autoridad, funcionarios y empleados, diseñados para proporcionar seguridad razonable a través de sus planes, métodos, procedimientos y actividades establecidos por el Instituto, para alcanzar los objetivos institucionales. En cualquier caso lo legal prevalecerá sobre la aplicación técnica.
Objetivos del Sistema de Control Interno
Art. 3.- El Sistema de Control Interno, tiene como finalidad coadyuvar al Instituto en el cumplimiento de los siguientes objetivos: Lograr eficiencia, efectividad y eficacia de las operaciones, obtener información oportuna y confiable cumpliendo las leyes, reglamentos, disposiciones administrativas y otras regulaciones aplicables.
Componentes Orgánicos del Sistema de Control Interno
Art. 4.- Los componentes orgánicos del Sistema de Control Interno son: Ambiente de control, valoración de riesgos, actividades de control, información y comunicación y monitoreo.
Responsables del Sistema de Control Interno
Art. 5.- La responsabilidad por el diseño, implantación, evaluación y perfeccionamiento del Sistema de Control Interno, corresponde a la máxima autoridad del Instituto, funcionarios y empleados.
Seguridad Razonable
Art. 6.- El Sistema de Control Interno del Instituto, proporcionará una seguridad razonable para el cumplimiento de los objetivos institucionales, tomando en consideración la relación costo-beneficio de las actividades de control que se implementen.
CAPITULO I
NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL
Integridad y Valores Eticos
Art. 7.- El Instituto, deberá tener un Código de Etica actualizado y ampliamente divulgado a su máxima autoridad, funcionarios y empleados.
El Departamento de Recursos Humanos es el responsable de difundir y promover los valores institucionales y el Código de Etica de la Institución, a través de los diferentes medios de comunicación que se encuentran al alcance.
La máxima autoridad, funcionarios y empleados, deberán mantener y demostrar integridad y valores éticos en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones; así como, contribuir con su liderazgo y acciones a promover dentro de la Institución, para su cumplimiento.
Compromiso con la Competencia
Art. 8.- La contratación de personal se deberá realizar en base a un perfil de puestos contenido en el Manual de Organización de cada área, donde se define clara y objetivamente la descripción de los puestos de trabajo de cada una de las plazas de los funcionarios y empleados del Instituto, dicho documento será actualizado anualmente por la Unidad de Planificación.
Art. 9.- Cada área del Instituto, anualmente revisará las necesidades de capacitación en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos, a fin de que dichas necesidades sean incluidas en el Plan Institucional de Capacitación, que este Departamento administre, de tal manera que se puedan desarrollar actividades orientadas a fortalecer los conocimientos y habilidades necesarias, para un mejor desempeño en las funciones del personal.
Estilo de Gestión Participativo de Orientación y Cooperación
Art. 10.- La máxima autoridad, funcionarios y empleados del Instituto, deberán mantener un estilo de gestión participativa, de orientación y de cooperación; a fin de lograr el compromiso e identidad del personal, que conlleve a un ambiente armonioso y actitudes positivas que permitan minimizar el nivel de riesgos.
Los planes anuales operativos de trabajo, serán los instrumentos en los cuales la máxima autoridad, funcionarios y empleados, establecerán los indicadores correspondientes, que permitan la medición del estilo de gestión definido, siendo la Unidad de Planificación Institucional la responsable de orientar, asesorar y verificar la formulación, ejecución y seguimiento de los indicadores de gestión, de acuerdo a los procedimientos definidos en el Manual de la Unidad de Planificación Institucional.
El estilo de gestión deberá permitir la suficiente flexibilidad, a tal punto que los controles internos sean los necesarios pero no excesivos, que constituyan obstáculos en la gestión institucional, ni débiles que incrementen los niveles de riesgo.
El estilo de gestión deberá promover que los funcionarios ejecuten constantemente acciones tendientes a revisar y mejorar los procedimientos de control, en los respectivos ámbitos de competencia.
Art. 11.- El Instituto contará con planificación y programación de corto y largo plazo, con el objetivo de facilitar la evaluación de la gestión institucional, así como de sus funcionarios y empleados.
Art. 12.- La planificación y programación desarrollada, deberá incorporar metas específicas, fijadas de manera participativa por todas las instancias operacionales del Instituto, la cual deberá contar con la aprobación de la máxima autoridad.
Estructura Organizacional
Art. 13.- Se mantendrá una estructura organizacional flexible, en función de la competencia y responsabilidades de cada área, puestos de trabajo, y niveles de decisión y comunicación.
El organigrama general del Instituto será revisado anualmente por la Unidad de Planificación Institucional sometiéndolo a aprobación de la Gerencia General y autorización del Consejo Directivo.
Definición de Arcas de Autoridad, Responsabilidad y Relaciones de Jerarquía
Art. 14.- La máxima autoridad, funcionarios y empleados del Instituto, establecerán en forma clara y por escrito el detalle de todos los aspectos importantes de las funciones de cada cargo y las responsabilidades de quienes las desempeñan.
Los niveles gerenciales y de jefaturas deberán separar las funciones de las unidades y las de sus empleados, de manera que exista independencia y separación entre las funciones incompatibles, como las de autorización, ejecución, registro, custodia y control de las operaciones.
Los niveles gerenciales y de jefaturas podrán delegar la autoridad necesaria a los niveles jerárquicos establecidos, asignándoles competencia para tomar decisiones en los procesos de operación y puedan cumplir con las funciones encomendadas. El que delega autoridad, también asume la responsabilidad por la consecución de las acciones, excepto que exista una disposición legal que exprese lo contrario.
El Manual de Organización y Funcionamiento de cada área, será la base para el establecimiento y formulación de las funciones, estableciendo los rangos de autoridad, responsabilidad y relaciones de jerarquía, determinando la estructura organizacional, así como la formulación de las actividades de control relativas a la naturaleza funcional de cada área de trabajo.
Políticas y Prácticas para la Administración del Capital Humano
Art. 15.- La máxima autoridad, funcionarios y empleados, deberán cumplir y hacer cumplir todo lo relacionado a la Administración del Capital Humano establecido por la Institución en el Reglamento Interno de Trabajo.
La Gerencia Administrativa será la responsable de su divulgación, actualización y supervisión periódica.
La contratación de personal para el Instituto, se hará de acuerdo a los requerimientos del personal de las áreas, en cumplimiento con los procedimientos definidos en el Manual de Organización y Funcionamiento del Departamento de Recursos Humanos, siendo este proceso de exclusiva responsabilidad este Departamento.
El Departamento de Recursos Humanos, deberá garantizar la contratación de personal de acuerdo a las especificaciones y características propias de cada área del Instituto.
Art. 16.- La máxima autoridad deberá incluir dentro de sus planes, el desarrollo para la satisfacción personal en el trabajo, buscando que el trabajador se desarrolle profesional y técnicamente, garantizando la permanencia del personal idóneo.
Art. 17.- La evaluación y seguimiento del desempeño laboral del personal, se realizará de acuerdo a un Plan de Trabajo Anual del Departamento de Recursos Humanos, y su evaluación será periódica de acuerdo a instrumentos, procedimientos e instructivos correspondientes.
Art. 18.- La máxima autoridad deberá asegurar el establecimiento y fortalecimiento de una Unidad de Auditoría Interna.
La actividad de la Unidad de Auditoría Interna, deberá ser independiente, objetiva, asesora y que proporcione una seguridad razonable a la Institución, ya que es creada para agregar valor y mejorar las operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales y del Sistema de Control Interno, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en la Institución.
La Unidad de Auditoría Interna cubrirá con su trabajo todas las áreas de la organización con alcances selectivos o exhaustivos, según se requiera. No tendrá limitación en el acceso a los registros de documentos, actividades y operaciones de la Institución, deberá contar con el respaldo decidido de la máxima autoridad, estará dotada de los recursos humanos de mayor grado de idoneidad y de los recursos materiales para cumplir con su labor, estará ubicada al más alto nivel jerárquico de la Institución, no ejercerá controles previos, formulará y ejecutará con total independencia el Plan Anual de Trabajo.
Los procedimientos y Normativa aplicable por parte de Auditoría Interna, estarán contemplados dentro del Manual de Organización y Funcionamiento para esa Unidad.
CAPITULO II
NORMAS RELATIVAS A LA VALORACION DE RIESGOS
Definición de Objetivos Institucionales
Art. 19.- El Instituto deberá contar con un Plan Estratégico Institucional, en el cual se establecerán objetivos a largo plazo; así mismo, éste deberá contener la misión, visión y valores que identifiquen a la Institución. Dicho Plan será aprobado por el Consejo Directivo.
Art. 20.- El Instituto, deberá contar con una planificación a corto plazo en la cual se establecerán objetivos y metas institucionales para desarrollar con mayor eficacia y eficiencia las actividades de la organización. La planificación a corto plazo será aprobada por el Consejo Directivo del Instituto.
Art. 21.- Los departamentos y unidades, deberán formular sus objetivos, de manera que éstos sean factibles y que puedan ser medibles, de modo que pueda darse el seguimiento y evaluación de éstos.
Art. 22.- La Unidad de Planificación Institucional, será la responsable de dar seguimiento a los objetivos establecidos en los planes operativos y en el Plan Estratégico Institucional de los diferentes departamentos o unidades, con la finalidad de revisar su cumplimiento; así como de adaptar cambios que se generen en el entorno de la organización.
El resultado de la evaluación del Plan Estratégico Institucional, deberá ser presentado a la máxima autoridad, al menos una vez al año y en el caso del Plan Anual Operativo, éste se presentará de forma trimestral.
Planificación Participativa
Art. 23.- La máxima autoridad del Instituto, niveles gerenciales y jefaturas, efectuarán un proceso de planificación estratégica y operativa, de conformidad a la finalidad de cada una de sus unidades, a fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Normativa legal y técnica aplicable.
Dicho proceso deberá ser llevado a cabo con la participación del personal clave, según corresponda y una vez que hayan sido formalmente oficializados, deberán ser dados a conocer al personal, atendiendo las responsabilidades de cada cual, haciendo el énfasis que sea necesario, para que se utilice como un instrumento de gestión.
El Plan Estratégico Institucional, será elaborado por la Unidad de Planificación junto con las áreas claves del Instituto, tomando en cuenta factores externos e internos, que pueden afectar el desarrollo de las estrategias allí plasmadas; así como también, las disposiciones legales vigentes.
El Plan Estratégico Institucional y cualquier modificación aprobada, deberán ser difundidos por la Unidad de Planificación a todos los niveles gerenciales del Instituto, incluyendo la Unidad de Auditoría Interna.
La máxima autoridad, funcionarios y empleados deberán sustentar la valoración de riesgos en el Sistema de Planificación Participativa.
Identificación de Riesgos
Art. 24.- El Consejo Directivo, niveles gerenciales y de jefaturas, deberán identificar los factores de riesgo internos y externos que puedan impedir y obstaculizar una adecuada administración y que impidan el logro de los objetivos institucionales y operativos, utilizando para ello herramientas técnicas reconocidas.
Los factores de riesgo institucionales y operativos deberán ser aprobados por los niveles gerenciales y autorizados por el Consejo Directivo, a propuesta de la Unidad de Planificación Institucional. Estos deberán ser revisados, actualizados y divulgados institucionalmente al menos una vez al año.
El monitoreo de los factores de riesgo deberá ser constante, a fin de que conduzca a un manejo adecuado de los mismos y a minimizar su impacto.
La Gerencia General, a propuesta de la Unidad de Planificación Institucional, utilizará una metodología acorde a las necesidades institucionales, para ser aplicada por todas las áreas de la Institución en la identificación y valoración de riesgos.
Análisis de Riesgos Identificados
Art. 25.- Para la identificación de los riesgos el Consejo Directivo, niveles gerenciales y jefaturas, deberán incluir el análisis de impactos y probabilidades de ocurrencia.
Gestión de Riesgos
Art. 26.- Los niveles gerenciales, una vez establecido o evaluado el riesgo de ocurrencia o eventualidad y su impacto en la organización, deberá aplicar su Plan de Contingencia previamente diseñado y definido en la Matriz de Riesgos.
Los niveles gerenciales y jefaturas, deberán seleccionar con base a juicio de probabilidades y costo razonable las acciones a tomar, para reducir la probabilidad de ocurrencia de los factores de riesgo.
CAPITULO III
NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
Documentación, Actualización y Divulgación de Políticas y Procedimientos
Art. 27.- El Consejo Directivo, niveles gerenciales y de Jefatura, deberán cumplir y hacer cumplir todas las políticas y procedimientos establecidos, relativos al Sistema de Control Interno, a fin de contribuir al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
Toda la documentación que contenga las políticas, normas y procedimientos de control, deberán ser revisadas periódicamente, de tal forma que estén actualizados y oficializados a través de la Unidad competente y dependerá de la Jefatura darlos a conocer al personal a su cargo.
Los documentos deberán cumplir con las exigencias legales, reflejar la naturaleza de las operaciones, revelar montos exactos y estar disponible a los usuarios autorizados.
Todas las políticas y procedimientos relativos al Sistema de Control Interno Institucional, deberán ser aprobadas por el Consejo Directivo del Instituto.
Actividades de Control
Art. 28.- El Consejo Directivo, niveles gerenciales y jefaturas deberán, establecer actividades de control a las operaciones y procesos ejecutados dentro de su ámbito de competencia, para garantizar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales.
Las actividades de control estarán definidas en los distintos manuales de organización, a fin de lograr una gestión eficiente y eficaz que permita alcanzar los objetivos definidos, asegurando también la minimización de los riesgos inherentes.
Definición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación
Art. 29.- La máxima autoridad del Instituto, niveles gerenciales y de jefaturas, establecerán formalmente los procedimientos para autorización, registro y control oportuno de todas las operaciones contenidas en los planes de trabajo de la Institución. Dichas políticas y procedimientos estarán definidos en los manuales de Organización y Funcionamiento de cada área.
La máxima autoridad del Instituto y niveles gerenciales, establecerán las políticas y procedimientos para la asignación y erogación de recursos a utilizar en función del Plan de Trabajo Institucional.
Art. 30.- Los montos y niveles de autorización para gastos serán revisados por el Consejo Directivo del Instituto por lo menos una vez al año.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Activos
Art. 31.- La máxima autoridad, niveles gerenciales y de jefaturas, deberán establecer las políticas y procedimientos para proteger y conservar los activos institucionales, en los manuales correspondientes de la Unidad responsable de su uso.
El área designada como responsable del control de los activos del Instituto, deberá asegurar que éstos estén debidamente registrados y contabilizados, verificando periódicamente su existencia de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Manual del área designada.
Toda adquisición de activos se realizará de acuerdo a los procedimientos y disposiciones institucionales, contempladas en los manuales y leyes aplicables para tal efecto.
La Administración hará las gestiones necesarias para contar con adecuadas medidas de salvaguarda de los activos del Instituto, a través de seguros, almacenaje, sistemas de alarma, autorizaciones de acceso, según corresponda.
El descargo, enajenación y gravamen de los bienes del Instituto y cualquier acto o contrato sobre éstos, deberá ser autorizado por el Consejo Directivo y regulados por los procedimientos y disposiciones contenidos en el Manual del área designada como responsable de la administración, registro y control de los activos.
Art. 32.- La Institución garantizará el buen estado de las unidades de transporte y el control adecuado, de todos aquellos insumos necesarios para su buen funcionamiento y mantenimiento, lo cual estará regulado por las disposiciones y procedimientos del Manual del área responsable de esta actividad, en armonía con las disposiciones legales vigentes.
La Institución podrá hacer uso de los automotores o medios de transporte para cubrir todas aquellas necesidades propias del cumplimiento de sus objetivos los 365 días del año, los 7 días de la semana, las 24 horas del día, siguiendo el reglamento, procedimientos y normas que para tal efecto estén definidas y establecidas en el Manual del Departamento de Servicios Generales.
El uso de los vehículos estará regulado por el Manual de Organización y Funcionamiento del área responsable de su administración.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Diseño y Uso de Documentos y Registros
Art. 33.- La documentación, formatos y manuales mecanizados, serán sujetos de revisiones y actualizaciones periódicas, dependiendo de las normativas y regulaciones legales vigentes, lineamientos de las máximas autoridades, niveles gerenciales y cambios tecnológicos.
El diseño de los documentos de registro de cada una de las unidades será responsabilidad del área usuaria en coordinación con la Unidad de Planificación, quien será la encargada de gestionar su autorización y aprobación ante las instancias correspondientes; así como su adecuada codificación, registro y cualquier modificación.
Los formularios y documentos utilizados por las áreas del Instituto, deberán ser registrados en el respectivo Manual de Organización y Funcionamiento.
La elaboración, revisión y actualización de los manuales de Organización y Funcionamiento de las áreas, será coordinado por la Unidad de Planificación con los niveles gerenciales y de jefaturas. Esta Unidad coordinará las actualizaciones de los manuales al menos una vez al año.
La documentación sobre actos de gestión deberá ser completa, veraz y exacta; así como también, permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización.
Los formularios de uso general y de tipo fiscal, específicamente aquellos que tengan relación con el ingreso y egreso de efectivo, deberán ser uniformes y prenumerados, estar disponibles y accesibles para que el personal autorizado y auditores verifiquen su vigencia, adecuada administración y resguardo, tanto antes como después de su utilización.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Conciliación Periódica de Registros
Art. 34.- Los niveles de jefaturas del Instituto, con el propósito de verificar saldos o disponibilidades, efectuarán conciliaciones mensuales de toda clase y naturaleza de cuentas relacionadas con la información contable, presupuestaria y de tesorería. Estas serán elaboradas y suscritas por un funcionario o empleado independiente de la custodia y registro de fondos y demás valores, haciéndolas del conocimiento del funcionario competente.
Art. 35.- Los niveles gerenciales y de jefaturas, deberán efectuar conciliaciones mensuales referentes a sus procesos de trabajo que así lo ameriten, con las áreas involucradas en el proceso mismo, de tal forma que administrativamente se asegure la coherencia y coincidencia de las actividades, funciones y manejos de información que se realicen institucionalmente.
Art. 36.- Con el objetivo de asegurar la exactitud de los registros y la corrección oportuna de errores u omisiones, se realizarán conciliaciones de todo tipo de cuentas, especialmente aquellas relacionadas con la información contable, presupuestaria y de tesorería, cuya conciliación deberá ser en forma mensual.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Rotación de Personal
Art. 37.- El Departamento de Recursos Humanos, deberá establecer en su Manual de Organización y Funcionamiento, las políticas y procedimientos para la evaluación del personal, en lo que respecta a sus habilidades, competencias y resultados obtenidos para realizar rotación sistemática entre quienes realicen tareas claves o funciones afines.
El Departamento de Recursos Humanos, formulará, ejecutará y supervisará la política y procedimiento de rotación de personal, velando por su cumplimiento; los que se someterán para autorización de la Gerencia General, actualizándola al menos una vez al año.
La rotación de personal, previa a su realización, deberá ser coordinada entre los niveles gerenciales y de jefaturas con el Departamento de Recursos Humanos.
Definición de Políticas y Procedimientos sobre Garantías o Cauciones
Art. 38.- A propuesta de la Gerencia Administrativa, la Gerencia General aprobará la política sobre Garantía y Cauciones, la cual deberá ser aplicada y supervisada periódicamente por la Gerencia Administrativa.
El afianzamiento del personal que tiene a su cargo el manejo de los bienes institucionales, estará bajo la coordinación y administración de la Gerencia Administrativa.
La política sobre garantías y cauciones estará definida en el Manual de Organización y Funcionamiento del Departamento de Recursos Humanos.
El procedimiento sobre garantías y cauciones estará definido en el Manual de Organización y Funcionamiento del Departamento de Adquisiciones y Contrataciones Institucionales (DACI).
El afianzamiento o caución, deberá ser en los montos razonables, de conformidad a la cantidad de recursos o valores que se administren.
Definición de Políticas y Procedimientos de los Controles Generales de Sistemas de Información
Art. 39.- La máxima autoridad, los niveles gerenciales y de Jefatura, en coordinación con la Unidad de Informática, establecerán por medio de documento, las políticas y procedimientos sobe los controles generales de todos los sistemas de información mecanizados del Instituto.
Lo anterior en conjunto con la Unidad de Planificación. Dichas políticas y procedimientos serán divulgadas a todo el personal, para lo cual se utilizarán los conductos oficiales disponibles de comunicación institucional, ya sea medios escritos o magnéticos.
Art. 40.- La Unidad de Informática, será la encargada de establecer los lineamientos en cuanto a políticas sobre uso de hardware, software y toda adquisición de éstos, deberá contar previamente con la opinión técnica de dicha Unidad.
Definición de Políticas y Procedimientos de los Controles de Aplicación
Art. 41.- Con el propósito de salvaguardar la información, el hardware y el software y asegurar un grado razonable de seguridad, integridad y confiabilidad de los sistemas informáticos del Instituto, se desarrollarán controles de aplicación, cuyas políticas y procedimientos estarán definidas en el Manual de Organización de la Unidad de Informática.
Los controles de aplicación de los sistemas y programas informáticos, deberán ser compatibles a la plataforma institucional y deberán ser regulados y administrados por la Unidad de Informática.
CAPITULO IV
NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACION Y COMUNICACION
Adecuación de los Sistemas de Información y Comunicación
Art. 42.- La Unidad de Informática, se encargará de diseñar, mantener y/o modificar los aplicativos informáticos del Instituto, acorde con la planificación institucional sin pérdida de disponibilidad del servicio y diseñará los aplicativos con la finalidad de apoyar la misión, visión, políticas, estrategias y objetivos de la Institución.
La Unidad de Informática, velará porque los sistemas de información sirvan de apoyo tanto a nivel de registro transaccional, como para la toma de decisiones del más alto nivel.
Los sistemas de información y comunicación, apoyarán la formulación y supervisión de los planes anuales de trabajo, éstos últimos constituyen el antecedente para la rendición de cuentas de la gestión institucional.
Proceso de Identificación, Registro y Recuperación de la Información
Art. 43.- La Unidad de Informática, velará por la disponibilidad total de la información institucional, basándose en procedimientos de respaldos y planes de contingencia, logrando así la continuidad de la operación del Instituto.
La Unidad de Informática, por medio de los aplicativos informáticos, velará por el registro y recuperación de la información pertinente de la Institución.
Características de la Información
Art. 44.- Los niveles gerenciales y de Jefatura, deberán generar información confiable, oportuna, suficiente y pertinente, con la finalidad de proveer una seguridad razonable de la misma, a fin de apoyar la toma de decisiones institucionales.
Efectiva Comunicación de la Información
Art. 45.- El Departamento de Comunicaciones, será el responsable de difundir al personal que labore en el Instituto, la información de carácter institucional que le compete, a través de los canales establecidos.
Los niveles gerenciales, jefaturas y demás colaboradores, comunicarán a través de los medios disponibles y oficiales, a sus jefes inmediatos sobre aspectos internos y externos que incidan en sus actividades institucionales en forma oportuna, a fin de cumplir con las competencias asignadas.
El Instituto contará con canales de comunicación que permitan la circulación expedita de la información, de modo que ésta sea trasladada al usuario competente que la necesite, la cual deberá ser distribuida dentro del plazo conveniente para que pueda cumplir adecuadamente con sus responsabilidades.
La comunicación externa será canalizada a través de los niveles gerenciales, a fin de procurar que se divulgue sólo la información que proceda.
Archivo Institucional
Art. 46.- El Archivo General, será el responsable del resguardo y custodia de la documentación institucional, para lo cual deberá contar con instalaciones que cumplan los requerimientos mínimos para su gestión.
La máxima autoridad del Instituto y demás niveles gerenciales y de jefaturas, deberán asegurar que la documentación que soporte y demuestre las operaciones de la entidad, sea archivada siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y utilización.
Deberá procurarse además, la seguridad necesaria que la proteja de deterioro, pérdida o cualquier siniestro.
Art. 47.- El resguardo y custodia de la documentación de carácter especial será de acuerdo a la política que para tales efectos mantenga la Institución, debiendo quedar plasmado en el Manual respectivo de cada área, el lugar físico designado para tales efectos.
CAPITULO V
NORMAS RELATIVAS A MONITOREO
Monitoreo sobre la Marcha
Art. 48.- El monitoreo sobre la marcha y sus resultados deberán proporcionar seguridad razonable del trabajo efectuado y para realizarlo deberá comparar y evaluar los resultados obtenidos con las metas establecidas en los planes de trabajo, determinando las posibles desviaciones y ejecutando las acciones oportunas para corregirlas, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos, planes estratégicos y operativos.
El monitoreo sobre la marcha deberá aplicarse a las actividades operacionales y procesos de la Institución.
Monitoreo Mediante Autoevaluación del Sistema de Control Interno
Art. 49.- Los niveles gerenciales y de jefatura del Instituto responsables de una Unidad o proceso, evaluarán periódicamente el Sistema de Control Interno de sus áreas de trabajo, de conformidad a las metodologías y herramientas establecidas por la Unidad de Planificación Institucional.
Evaluaciones Separadas
Art. 50.- La Unidad de Auditoría Interna, la Corte de Cuentas de la República, la Superintendencia del Sistema Financiero, las firmas privadas de Auditoría y demás instituciones de control y fiscalización, practicarán revisiones periódicas sobre la efectividad y razonabilidad del Sistema de Control Interno Institucional.
La máxima autoridad, niveles gerenciales y de Jefatura, deberán dar seguimiento al cumplimiento de las observaciones y/o recomendaciones realizadas por los entes fiscalizadores.
Comunicación de los Resultados del Monitoreo
Art. 51.- El resultado de los diferentes monitoreos al Sistema de Control Interno, deberá ser comunicado oportunamente a la máxima autoridad, a los niveles gerenciales y de Jefatura, según corresponda, a fin de que las observaciones y/o recomendaciones reportadas sean atendidas con la prontitud que el caso amerite.
CAPITULO VI
DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA
Art. 52.- La revisión y actualización de las presentes Normas Técnicas de Control Interno Específicas, será realizada por la máxima autoridad, al menos cada dos años, considerando los resultados de las evaluaciones sobre la marcha, autoevaluaciones y evaluaciones separadas practicadas al Sistema de Control Interno, esta labor estará a cargo de una Comisión nombrada por la máxima autoridad. Todo proyecto de modificación o actualización a fas Normas Técnicas de Control Interno Específicas del IPSFA, deberá ser remitido a la Corte de Cuentas de la República, para su revisión, aprobación y posterior publicación en el Diario Oficial.
Art. 53.- La máxima autoridad será responsable de divulgar las Normas Técnicas de Control Interna Específicas, a sus funcionarios y empleados; así como de la aplicación de las mismas.
Art. 54.- Derógase el Decreto No. 44, publicado en el Diario Oficial No. 100, Tomo 371, de fecha 1 de junio de 2006.
Art. 55.- El presente Decreto entrará en vigencia el día de su publicación en el Diario Oficial.
San Salvador, catorce de agosto de dos mil ocho.
Dr. Rafael Hernán Contreras Rodríguez,
Presidente de la Corte de Cuentas de la República.